Stampa unione per le etichette e le buste con Word
Autore: Andrea Pacchiarotti
Stampa unione per personalizzare le etichette o le buste da inviare in modo massivo
Etichette: questa procedura è utile per creare un foglio di etichette (detto Documento principale) con gli indirizzi dei destinatari contenuti in un’origine dati (detta Lista di distribuzione) da apporre sulle buste da inviare ai destinatari nell’elenco indirizzi. Combinando questi due documenti attraverso la stampa unione si ottengono le etichette di indirizzi.
Buste: questa procedura è utile per creare un insieme di buste (detto Documento principale) con gli indirizzi dei destinatari contenuti in un’origine dati (detta Lista di distribuzione). Ogni busta conterrà un indirizzo della lista di distribuzione.
Preparare il documento principale per le etichette o le buste
In entrambi i casi si inizia da Scheda Lettere / Inizia stampa unione / Creazione guidata stampa unione…
A destra si apre il riquadro della Stampa unione nel quale si sceglie l’opzione Etichette (oppure Buste) e si clicca in basso Successivo: Documento di partenza per scegliere il file di partenza; dato che si è già aperto un documento è possibile optare per Cambia il layout del documento e cliccare in basso Opzioni etichette… per scegliere il fornitore di etichette e successivamente il tipo (nel caso delle buste scegliere Opzioni busta… per scegliere il formato della busta).
Se il proprio fornitore o il tipo non è presente in lista, è possibile cliccare il pulsante Nuova etichetta… per crearne una personalizzata dalla finestra che si apre.
Al termine dell’impostazione del tipo di etichetta scegliere in basso Successivo: Selezione destinatari.
Invece nel caso delle buste comparirà la seguente finestra che dal pulsante Carattere… permette di modificare la formattazione dei campi relativi al destinatario
Configurare la lista di distribuzione e collegarla al documento principale, il foglio delle etichette o le buste
L’origine dati, che può essere un foglio Excel (se si hanno C.A.P. formattarli come testo per evitare di omettere gli zeri), una directory di contatti Outlook (assicurarsi che sia il programma di posta elettronica predefinito), un database Access, contiene i record usati da Word per implementare le informazioni per creare le etichette o le buste.
Se manca la lista di distribuzione è possibile crearla durante la stampa unione scegliendo l’opzione Crea un nuovo elenco e poi Crea… (in tal caso Word creerà un file Access), oppure si può usare l’opzione Seleziona dai contatti di Outlook o infine l’opzione Usa elenco esistente e cliccare Sfoglia… per recuperare il file Excel o Access.
È possibile modificare l’elenco destinatari cliccando Modifica elenco destinatari…, si aprirà la finestra Destinatari stampa unione che, dopo aver selezionato in basso a sinistra il file dell’origine dati, consente di perfezionare l’elenco aggiungendo, modificando, eliminando, filtrando od ordinando record, permette inoltre di trovare duplicati, destinatari e convalidare indirizzi.
Aggiungere gli indirizzi alle etichette o alle buste
In questo passaggio, a cui si è arrivati cliccando in fondo al riquadro stampa unione il link Successivo: Disponi etichette (o Disponi busta), è possibile inserire campi unione nel documento principale per variare i contenuti a seconda della persona che riceve la lettera, ad esempio si possono aggiungere i campi nome, cognome, stipendio, ecc.
Da Blocco di indirizzi… è possibile aggiungere in un blocco unico e indivisibile tutti i campi offerti di default da Word.
Apparirà prima una finestra dov’è consentito scegliere un formato per la visualizzazione del nome del destinatario nella lettera.
Da qui sarà possibile cliccare Corrispondenza campi…, appariranno due colonne: a sinistra un elenco di nomi, a destra il nome campo per il nome comune, mappato a un’intestazione di colonna nel file dell’origine dati.
Se i nomi campo corrispondono alle intestazioni di colonna usate per i record nell’origine dati della lista di distribuzione, non fare nulla; se in un nome campo che dovrebbe corrispondere un’intestazione di colonna nell’origine dati compare (nessuna corrispondenza), fare clic sulla freccia del menù a discesa e scegliere il nome campo nell’origine dati della lista di distribuzione. Ripetere tutte le volte necessarie.
Fatte queste operazioni comparirà sull’etichetta (o sulla busta) «BloccoIndirizzo» che conterrà tutti i campi di default di Word valorizzati con i propri record (i record reali si vedranno nel passaggio successivo).
Ma se nella creazione dell’elenco si sono inseriti campi non previsti da Word si dovrà cliccare Altro… che, oltre ad inserire i campi non contemplati dall’applicativo, dà la possibilità di posizionarli separatamente.
Una volta inseriti i campi si possono formattare a piacimento; prima di andare al passaggio successivo nel caso delle etichette è necessario cliccare il pulsante Aggiorna tutte le etichette per copiare il layout della prima etichetta sulle successive ed infine cliccando in basso dal riquadro stampa unione il link Successivo: Visualizzazione in anteprima delle etichette si possono scorrere, da Anteprima lettere, le lettere unite.
Salvare il documento di etichette o di buste
Cliccando in basso il link Successivo: completamento unione e scegliendo Stampa… si manda direttamente alla stampante il risultato finale, mentre utilizzando Modifica singole etichette… (o Modifica singole buste) si può optare per il salvataggio delle etichette (o delle buste), la loro modifica e stampa successiva.
