Gestire i collegamenti ipertestuali in PowerPoint

Autore: Roberto G.

Questa newsletter su PowerPoint affronta un argomento molto specifico che rappresenta spesso una preoccupazione per molti utenti. Non si tratta di argomenti contenutistici, che pure è rilevante affrontare, ma di un aspetto che concerne il salvataggio e trasporto della presentazione su supporto rimovibile o su spazi di deposito online per la proiezione su altri computer.

Una presentazione PowerPoint si compone di contenuti testuali e contenuti grafici, ma non tutto può essere inserito al suo interno. Una buona progettazione dovrebbe prevedere il giusto numero di collegamenti a risorse esterne che potrebbe essere necessario mostrare in base allo sviluppo degli argomentazioni o alle possibili domande da parte degli utenti.

Se è vero che i file esterni (siano essi documenti Word, file Pdf, altre presentazioni, cartelle di lavoro Excel o qualsiasi altra cosa) possono essere inseriti direttamente, in molti casi si preferisce creare un collegamento.

Il vantaggio del collegamento consiste principalmente nel fatto che non appesantisce la presentazione come accadrebbe con un oggetto importato e che si può intervenire sul file originario per apportare eventuali modifiche ed anche il file collegato in PowerPoint risulta aggiornato.

La cosa vale ancora di più se il file è depositato in una rete aziendale ed aggiornato da altre persone per cui si vuole immettere nella presentazione sempre la versione il più possibile aggiornata.

L’argomento della newsletter è la gestione dei collegamenti e non la loro creazione che tuttavia può essere fatta in vari modi qui accennati per comodità:

• Inserire un collegamento ipertestuale ad un file esterno.
• Inserire un pulsante d’azione e collegarlo al file esterno.
• Inserire il file esterno come oggetto (Crea da file).
• Aprire il file esterno, selezionare la parte che interessa (es. una tabella Excel) ed in PowerPoint usare l’opzione Incolla collegamento.

Una volta creati i collegamenti, il problema sarà ricordarsi di portare con sé oltra alla presentazione anche tutti i file collegati altrimenti non sarà possibile aprirli.

Un buon modo di operare sarebbe quello di preparare preventivamente una cartella in cui andare a collocare tutto il materiale necessario per la presentazione, inclusi i file ai quali ci si deve collegare. Il vantaggio è poter trasportare direttamente tutta la cartella.

Il problema è che non si ha sempre il tempo o la lucidità di pianificare oppure che i file si trovano in vari percorsi ed in varie cartelle da cui non possono essere prelevati o spostati.

Per fortuna PowerPoint viene in soccorso dell’utente con una funzionalità la cui denominazione non fa comprendere immediatamente le sue potenzialità: Crea pacchetto presentazione per Cd (in PowerPoint 2013) Presentazione di pacchetto per CD (in PowerPoint 2010). In PowerPoint 2013 si trova in File poi Esporta mentre in PowerPoint 2010 si trova in File e poi Salva e invia. La figura e la spiegazione si riferiscono alla versione 2013 ma la procedura sostanziale è simile in tutte le versioni.

La finestra avverte che nel pacchetto verranno inclusi tutti i file collegati e la presentazione sarà resa visibile nella maggior parte dei computer. In realtà il primo pensiero sarebbe quello di preparare un cd mentre invece vedremo a breve che il comando non richiede necessariamente di disporre di un cd.

Quando si fa clic su Pacchetto per CD si apre la seguente finestra.

• Nella sezione Nome Cd si assegna un nome al Cd o cartella.
• Dentro al riquadro File da copiare appare la presentazione su cui si sta lavorando. Attraverso il pulsante Aggiungi è possibile aggiungere al pacchetto altre presentazioni PowerPoint. In quel caso si attivano le due frecce che si trovano a sinistra, che permettono di impostare l’ordine di apparizione delle presentazioni nel caso di produzione di un cd (l’elenco delle presentazioni nel cd appare nell’ordine impostato in questa finestra).
• Il pulsante Opzioni apre una finestra interessante che viene illustrata successivamente (sono illustrate le opzioni della creazione del pacchetto).
• I due pulsanti in basso servono per finalizzare l’operazione. Come si può notare non c’è soltanto l’opzione che masterizza un cd ma anche quella che crea direttamente una cartella che può essere archiviata su pc o sul cloud o su un dispositivo rimovibile (ad esempio pen drive). Nella cartella viene incluso ciò che è specificato nella finestra Opzioni ed inoltre un visualizzatore di diapositive, qualora il computer su cui viene proiettata la presentazione non abbia installato PowerPoint

La finestra Opzioni ci informa che nel pacchetto vengono inclusi tutti i file collegati  ed i cosiddetti caratteri True Type.

Questo vuol dire che se nella presentazione ci fossero caratteri particolari che potrebbero non essere presenti su tutti i computer, tali caratteri vengono inclusi.

Nella sezione Sicurezza e privacy è anche possibile digitare una password di apertura ed una  eventuale password di modifica della presentazione ed effettuare il cosiddetto controllo documento, che verifica la presenza di informazioni riservate o nascoste che magari non si vogliono distribuire con la presentazione.

Come accenato, la creazione del pacchetto termina con la masterizzazione di un cd o con la creazione e salvataggio della cartella con il pacchetto sul computer o su qualisasi dispositivo di archiviazione, con la possibilità di aprire anche la acartella al completamento del processo.