Inserire un sommario in un documento word

Autore: Roberto G.

L’argomento di questa newsletter è il programma Microsoft Word, molto utilizzato ma spesso poco conosciuto in profondità.

L’oggetto specifico è la creazione di un sommario.

A dire il vero molti lo chiamano indice e spesso si fa confusione tra i due termini. Tale confusione va chiarita perché in Word questi due termini indicano due funzionalità differenti.

INDICE O SOMMARIO?

Quindi, quello che molti utenti di norma chiamano come indice (ad esempio gli studenti che preparano una tesi di laurea e cui viene chiesto di collocare ad inizio documento un indice dei capitoli e paragrafi) in Word viene denominato sommario.

Detto questo, ogni volta che si redige un documento più o meno lungo può essere necessario o comunque agevole inserire un sommario, che consente anche la navigazione all’interno dei vari capitoli.

Molti non sanno, tuttavia, come fare e pertanto preparano il sommario manualmente, digitando i titoli ed i numeri di pagina, con l’inevitabile seccatura che ogni aggiunta, modifica o cancellazione al documento che cambia il titolo di un capitolo o il suo numero di pagina comporta la correzione manuale del sommario.

Non sarebbe meglio automatizzare il tutto? Già ma basta con le chiacchiere. Come si fa?

INSERIRE UN SOMMARIO

Il punto di partenza è l’applicazione di uno stile titolo al testo che costituisce il titolo del capitolo o del paragrafo.

Non tutti conoscono l’importanza degli stili di formattazione ed in particolare degli stili titolo e varrà la pena di ritornare prima o poi su un argomento di grande rilevanza.

Per applicare uno stile titolo predefinito, occorre selezionare il testo da formattare e poi agire dal gruppo Stili della scheda Home nella Barra multifunzione.

Come si vede dall’immagine seguente, gli stili sono identificati da un nome e da un’anteprima che mostra gli effetti dell’applicazione dello stile.

Cliccare su uno degli stili applica lo stile in questione.

Per il sommario va utilizzato, come detto, uno tra gli stili titolo, che sono contrassegnati da un numero progressivo (Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3 ecc.) che rappresentano un livello gerarchico.

Per capirci, un capitolo andrebbe formattato con stile Titolo 1, un paragrafo con stile Titolo 2 e via dicendo.

Dopo questa lunga ma essenziale premessa, siamo pronti a generare in pochissimi attimi il nostro sommario. Abbiamo due possibilità, a seconda che desideriamo solo inserire un sommario o impostarne anche le opzioni.

• Nel primo caso, ci posizioniamo sulla scheda Riferimenti della Barra multifunzione e nel gruppo di comandi Sommario facciamo clic su Sommario. L’elenco contestuale che appare ci viene in aiuto proponendo 3 tipologie di sommario incorporate (Tabella automatica 1, Tabella automatica 2 e Tabella manuale). Si sceglie uno dei tre stili e … il gioco è fatto. Il sommario appare nel documento
• Nel secondo caso agiamo come nel modo precedente, ma invece di scegliere uno dei sommari incorporati, facciamo clic su Sommario personalizzato. Appare la finestra illustrata nell’immagine

Come si può notare, ci sono alcune opzioni da impostare quali la scelta del formato tra quelli disponibili (da modello, Ricercato, Formale ecc.); se far apparire o meno i numeri di pagina ed in caso se allinearli a destra o collocarli dopo l’ultima parola del titolo; quale carattere di riempimento va usato nel caso di allineamento di numeri a destra; quanti livelli gerarchici di stili titolo mostrare; se trasformare tutto il testo del sommario in un collegamento ipertestuale o solo i numeri.

L’ultimo punto è importante perché rende navigabile il documento tramite il sommario.

Un’ultima notazione: cosa accade al sommario se cambia qualcosa nel documento?

Supponiamo l’aggiunta di un nuovo capitolo o paragrafo con stile titolo o la modifica di un titolo esistente o ancora l’immissione di testo ulteriore che fa cambiare il numero di pagina del titolo.

Il sommario non si aggiorna in automatico ma bisogna fare clic con il tasto destro del mouse in un punto qualunque del sommario e poi su Aggiorna.

Una piccola finestra suggerisce la scelta da fare: l’aggiornamento dell’intero sommario o soltanto dei numeri di pagina.