Inserire Grafici in PowerPoint
Autore: Roberto G.
L’inserimento di un grafico all’interno di una presentazione è un argomento molto diffuso tra gli utenti di PowerPoint, La preoccupazione è più che giustificata: PowerPoint è un programma visivo in cui le immagini e la grafica rivestono un ruolo fondamentale. In queste pagine ci soffermiamo sulle modalità di immissione tralasciando la personalizzazione dei grafici, argomento che merita ulteriori approfondimenti.
La considerazione iniziale è la seguente: il grafico deve essere creato direttamente in PowerPoint oppure si dispone già di un grafico su un foglio di lavoro Excel? Gli approcci sono naturalmente differenti così come è differente l’impatto cromatico, a meno che Excel e PowerPoint non condividano lo stesso tema grafico (il concetto di tema grafico è basilare e di sicuro sarà oggetto di una newsletter futura).
INSERIRE UN GRAFICO POWERPOINT
La prima opzione prevede l’inserimento diretto di un grafico all’interno di una diapositiva. Se alla diapositiva è stato applicato un layout che preveda la presenza contenuti grafici, appare anche l’icona per inserire un grafico. Se la diapositiva non ha un layout contenuti, allora occorre posizionarsi sulla scheda Inserisci e cliccare sul comando Grafico nella scheda Illustrazioni.
La scelta della categoria del grafico e della tipologia di grafico all’interno della categoria, va fatta all’interno della finestra di dialogo Inserisci Grafico. L’aspetto di questa finestra varia a seconda della versione di PowerPoint cosi come la disponibilità di alcuni tipi peculiari di grafico, ma per quanto concerne i grafici più usati (istogrammi, barre, torte, linee) la modalità di immissione è simile: prima si sceglie la categoria poi il grafico inerente alla categoria. Nell’esempio illustrato, che mostra la finestra nella versione 2013 di PowerPoint, si è scelto il grafico Colonne raggruppate nella categoria Istogramma.
Un grafico ha bisogno di dati e questi non sono presenti in PowerPoint. Per poter creare il grafico, viene aperto anche una sorta di foglio Excel con alcuni dati fittizi. Dati ed etichette vanno sostituiti con quanto di proprio interesse. Se tali valori sono già presenti in una cartella di lavoro Excel, è possibile anche copiarli ed incollarli. Al termine della immissione dei dati, si chiude la finestra del foglio Excel e rimane il grafico nella diapositiva.
I colori del grafico sono quelli relativi al tema grafico applicato, che nell’esempio è il Tema di Office, vale a dire quello predefinito (per verificare il tema va attivata la scheda Progettazione). La gestione e personalizzazione del grafico avviene attraverso le schede a comparsa Progettazione e Formato mentre la scheda Layout, presente fino alla versione 2010, è stata sostituita da un pulsante 
che appare a destra del grafico.
INSERIRE UN GRAFICO DA EXCEL
L’ipotesi forse più plausibile prevede che si abbia già un grafico dentro ad un foglio di lavoro Excel. In questo caso si fa ricorso alla classica operazione di copia ed incolla, ma occorre fare alcuni distinguo. Innanzitutto ipotizziamo che nel foglio di lavoro Excel di esempio, il tema grafico sia diverso da quello applicato alla presentazione PowerPoint.
Per poter analizzare le differenti modalità di copia ed incolla, utilizziamo le Opzioni Incolla disponibili al momento dell’incollamento o nella parte inferiore del comando Incolla sulla scheda Home o nel menu contestuale che appare dopo aver fatto clic con il tasto destro del mouse. I concetti cardine sono due: formattazione ed incorporamento o collegamento
- Usa tema destinazione ed incorpora cartella di lavoro. Equivale alla normale operazione di copia ed incolla. La formattazione del grafico si adatta al tema di PowerPoint, anche se dalla scheda Progettazione degli Strumenti Grafico può essere cambiata. Il grafico viene incorporato. Con i comandi di Modifica dati presenti sulla scheda Progettazione si apre un foglio Excel simile a quello di origine ma non c’è un collegamento per cui se si cambiano i dati, si modifica il grafico PowerPoint ma quello Excel di provenienza rimane immutato.
- Mantieni formattazione originale e incorpora cartella di lavoro. Come nell’opzione precedente, il grafico vien incorporato ma la formattazione rimane quella di origine ovvero del tema applicato al foglio Excel, anche se è sempre possibile modificarla.
- Usa tema di destinazione e collega i dati. Come nella prima opzione, i colori si adattano al tema di PowerPoint (con possibilità di modifica), ma in questo caso viene creato un collegamento tra grafico prelevato da Excel e graffio immesso in PowerPoint. L’aggiornamento dei dati è possibile sia da Excel (il grafico PowerPoint si aggiorna in automatico) sia da PowerPoint (il grafico Excel di origine si aggiorna in automatico).
- Mantieni formattazione originale e collega dati. Si crea il collegamento tra PowerPoint ed Excel ma i colori in questo caso sono quelli presenti nel tema Excel. Come sempre la formattazione può essere cambiata.
- Immagine. Il grafico viene incollato come se fosse un’immagine. La formattazione è quella del foglio Excel e non è modificabile così come non sono in alcun modo modificabili i dati. È solo possibile solo gestire l’immagine con gli strumenti disponibili nella scheda Formato.
