Importare dati da Excel in un Database Access
Scrivere una newsletter su Access è un buon viatico per iniziare a far comprendere agli utenti l’importanza di questo programma di norma ignorato e considerato come una versione più complessa di Excel. Access riveste, invece, un ruolo fondamentale, soprattutto quando si debbono gestire enormi quantità di dati, mettere in relazione tabelle diverse tra di loro, debbono impostare interrogazioni permanenti dei dati (le cosiddette query).
La prima idea è stata descrivere già una delle varie funzionalità rilevanti del programma, ma poi è subentrato il pensiero di sensibilizzare all’uso di Access in un modo che possa risultare comprensibile a tutti ovvero partendo da … Excel. La situazione che si vuole ricostruire è semplice e classica: la difficoltà se non l’impossibilità di gestire una tabella, cresciuta a dismisura come mole di dati, con Excel. Il punto è: trasferire i dati in Access.
Prima di procedere, è necessario ribadire uno dei concetti cardine del travaso di dati da un’applicazione ad un’altra del pacchetto Office: la differenza tra collegare ed incorporare. Si tratta di due metodologie diverse.
Nel caso di Access il concetto va spiegato più nel dettaglio, perché le modalità di immissione dei dati presentano varie sfaccettature.
Il punto di partenza è un file di non molte colonne ma già di parecchie righe (oltre 30000) destinato ad accrescersi nel tempo. La tabella è ancora gestibile con Excel, ma conviene già trasferirla in Access.
Alcune righe sono illustrate a seguire e rappresentano il totale delle spese a fronte del budget stanziato per i vari reparti e per le varie voci di spesa di una multinazionale che ha sedi in tutto il mondo.
COLLEGARSI AD UNA TABELLA EXCEL
La strada del collegamento lascia la piena sovranità ad Excel. Access non è altro che il collettore di una tabella che continua ad essere alimentata in Excel; così agendo non si trae alcun beneficio da Access in termini di dimensioni e di struttura della tabella, ma se ne traggono nell’ambito della interrogazione del database, con la possibilità di fare le cosiddette query (tabelle filtrate in modo permanente) e di reportistica con lo strumento Report che è peculiare di Access.
- L’avvio dell’operazione avviene dal comando Excel presente nella scheda Dati esterni, nel gruppo Importa e collega.
- Nella finestra di carica dei dati esterni, si mette il segno di spunta su Collega all’origine creando una tabella collegata. La descrizione del comando avverte con chiarezza che ci si collega ai dati di origine in Excel e che le modifiche sono possibili sono in Excel, che resta l’origine dati. La scelta della cartella di lavoro di origine avviene cliccando su Sfoglia e cercando il file Excel cui collegarsi.
- La finestra successiva consente di scegliere la tabella cui collegarsi mostrando o i fogli di lavoro o eventuali intervalli definiti ovvero rinominati dall’utente.
- Dopo aver fatto la scelta della tabella, occorre indicare ad Access se la prima riga contiene le intestazioni ovvero le etichette. Può capitare che l’ambito dei dati Excel non sia ben definito ed allora c’è il rischio che si includano nel collegamento colonne vuote. La rimozione di tali colonne va fatta in Excel perché, come detto, Access non fa altro che raccogliere la tabella Excel.
- Nell’ultimo passaggio bisogna solo accettare il nome della tabella oppure rinominarla nel modo desiderato. A questo punto appare la tabella in Access. Il simbolo della freccia accanto all’icona di Excel indica che la tabella è solo un collegamento ad un’origine dati Excel.
IMPORTARE UNA TABELLA EXCEL
Molto differente è l’operazione che importa una tabella Excel all’interno di Access. Alcuni passaggi sono simili al collegamento mentre altri sono differenti e marcano la diversità. La tabella diventa organica ad Access e si possono apportare modifiche contenutistiche e strutturali. Nella prima finestra si sceglie Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente.
Come indica il riquadro, viene creata una tabella se questa non esiste o viene sovrascritta se questa già esiste con la stessa denominazione. Eventuali modifiche apportate ai dati di origine non vengono riflesse in Access: occorre ripetere l’importazione. Le prime due schermate della procedura sono simili al collegamento. Poi scattano le differenze nelle schermate successive.
- Viene chiesto di adattare o meno la tipologia dei dati alla tabella Access. Nella maggioranza dei casi Access è in grado di riconoscere ed assegnare il tipo corretto di dati, altrimenti si può intervenire in questa schermata. Inoltre è possibile decidere di non importare una o più colonne.
- Il passaggio seguente è specifico di Access e potrebbe mettere in crisi l’utente. Non si può in poche righe trattare a fondo l’argomento. Basta solo specificare che Access vuole sapere, al fine dell’ottimizzazione del database soprattutto in vista di eventuali relazioni con altre tabelle, se nella tabella Excel esista una colonna chiave primaria ovvero una colonna che contenga solo valori univoci e non ammetta duplicati. Le altre due alternative sono la creazione di una chiave primaria automatica da parte di Access (numerazione progressiva) o l’impostazione di nessuna chiave primaria.
- Dopo l’assegnazione di un nome alla tabella, il punto cruciale è la possibilità di salvare i passaggi dell’importazione al fine di rieseguirla rapidamente. Addirittura è possibile associare tale azione ad un’attività di Outlook ed impostare un promemoria. Ciò rende agevole una operazione che altrimenti sarebbe noiosa da ripetere: l’importazione della stessa tabella Excel ogni qualvolta siano stati aggiornati i dati di origine.