Capita molto spesso di trovare in un foglio di lavoro Excel che ci siano collegamenti ad altre cartelle di lavoro. Il verbo “capita” non è casuale e fa riferimento non alla creazione consapevole di collegamenti esterni da parte dell’utente ma a quei collegamenti che si possono trovare in cartelle di lavoro ereditate da colleghi di lavoro che magari non lavorano più nella stessa realtà aziendale. Comprendere come individuare e gestire i collegamenti ad altre cartelle di lavoro Excel può essere un’operazione molto importante.

Immaginiamo di aprire per la prima volta una cartella di lavoro che contiene un collegamento ad una cartella di lavoro Excel esterna ed immaginiamo che quest’ultima non sia andata persa, come capita, invece, parecchie volte. È altamente probabile che appaia un messaggio come quello dell’immagine sotto.

Per un’impostazione di sicurezza, l’aggiornamento automatico del collegamento è disabilitato. Ciò significa che il collegamento è temporaneamente interrotto e nella cella viene mostrato il valore della cella origine che era presente al momento in cui il collegamento era attivo. Se si è sicuri dell’origine dati allora si può cliccare su ABILITA CONTENUTO. Il contenuto viene aggiornato e da ora in poi il collegamento viene ritenuto sicuro. Infatti, quando si apre di nuovo la cartella di lavoro il collegamento viene aggiornato in automatico, senza alcun avvertimento per l’utente.

Prima di procedere all’individuazione e alla gestione dei collegamenti, è necessario comprendere come si inserisce un collegamento ad un’altra cartella di lavoro Excel

INSERIRE UN COLLEGAMENTO ESTERNO

Per creare un collegamento esterno, entrambe le cartelle di lavoro devono essere aperte. In una cella del foglio di lavoro del file di destinazione si digita = oppure + poi ci si sposta nel foglio di lavoro della cartella di origine e si seleziona la cella cui collegarsi e poi si preme INVIO. Il collegamento appare con il nome della cartella di lavoro di origine tra parentesi quadre, il nome del foglio di lavoro di origine seguito dal punto esclamativo e le coordinate della cella selezionata, bloccate con riferimento assoluto.

Un esempio possibile è  ='[Importi riscossi.xlsx]RIEPILOGO’!$J$2. La presenza di un singolo apostrofo o apice è dovuto al fatto che il nome della cartella di lavoro (importi riscossi) contiene uno spazio vuoto. Appena si chiude la cartella di lavoro di origine appare il percorso completo, nel nostro esempio è: =’C:\Users\rober\Desktop\[Importi riscossi.xlsx]RIEPILOGO’!$J$2.

INDIVIDUARE E GESTIRE UN COLLEGAMENTO ESTERNO

Il modo per individuare, in un foglio di lavoro, le celle che contengono collegamenti esterni è quello di utilizzare il comando TROVA. La sintassi precisa deve far capire che il testo contiene una parentesi quadra aperta ed una chiusa ed un punto esclamativo. In realtà è sufficiente anche cercare solo una parentesi quadra (aperta o chiusa) ed il punto esclamativo. Siccome i due elementi non sono vicini tra di loro, bisogna separarli con il carattere jolly *. Quindi utilizzando il comando TROVA, si digita la stringa [*!

Poi si clicca su TROVA TUTTI ed Excel elencate le celle che contengono valori facenti riferimento a cartelle di lavoro esterne. Nell’immagine sotto esiste solo un collegamento esterno.

Veniamo, infine, alla casistica più rilevante: la gestione di un collegamento, che è utile soprattutto quando un collegamento è stato interrotto o perché la cartella di lavoro di origine non esiste più o perché è stata spostata o perché è stata rinominata. Nell’immagine sottostante vediamo cosa accade quando si apre una cartella di lavoro collegata ad una cartella di lavoro esterna che è stata spostata.

Il messaggio appare come una barra collocata subito sotto alla Barra multifunzione. Potrebbe capitare che in alcune versioni antecedenti di Excel appaia un riquadro diverso ma l’essenza è la stessa: Excel non trova la cartella di lavoro di origine per cui non è possibile ottenere i dati eventualmente aggiornati. Nella cella appare comunque il valore che era presente per ultimo nella cartella di lavoro di origine prima che si perdesse il collegamento mentre nella Barra della formula appare ancora il percorso in cui Excel cerca l’origine del collegamento.

La gestione del collegamento può essere effettuata in due modi:

• Dal pulsante GESTISCI I COLLEGAMENTI ALLA CARTELLA DI LAVORO che appare appena si apre la cartella di lavoro con il collegamento perduto.
• In qualsiasi momento dalla scheda FILE – INFORMAZIONI – MODIFICA COLLEGAMENTI A FILE

Le opzioni che si presentano per la gestione dei collegamenti, sono le seguenti:

• Aprire cartella di lavoro. Funziona naturalmente soltanto se il collegamento è ancora attivo.
• Copia collegamento. Serve solo per copiare il collegamento (il percorso della cartella di lavoro di origine) ed incollarlo da qualche altra parte.
• Modifica origine. Permette di recuperare il collegamento. In tale caso bisogna conoscere la posizione in cui è stata spostata la cartella di lavoro di origine e/o il nome che è stato eventualmente modificato. ATTENZIONE: se si mette nella stessa posizione di quella originaria una cartella di lavoro con lo stesso nome ed un foglio di lavoro con lo stesso nome, il collegamento viene ripristinato con questa nuova cartella di lavoro
• Interrompere il collegamento. In tal caso si interrompe definitivamente il collegamento. La scelta può essere fatta consapevolmente anche per interrompere un collegamento che pure si attivo, per sganciarsi dalla cartella di lavoro di origine. L’operazione equivale ad una sorta di Copia- Incolla valori. Di sicuro va fatta per interrompere il collegamento con una cartella di lavoro perduta, per evitare che ogni volta che si apre il file, appaia il messaggio che abbiamo visto in precedenza.

Gli stessi comandi sono disponibili anche nella finestra di dialogo delle versioni precedenti e sono APRI ORIGINE per aprire la cartella di lavoro di origine, CAMBIA ORIGINE per ricreare il collegamento con il file recuperato ed INTERROMPI COLLEGAMENTO per interrompere il collegamento.

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Quanti di voi hanno avuto necessità di trasferire una tabella presente in un documento Pdf all’interno di un foglio di lavoro Excel ? Non parliamo di una scansione, ovviamente, ma di una tabella contenuta in un PDF che possa essere lavorata con gli strumenti di Excel: ordinare, filtrare, fare una somma… Un tempo per fare queste operazioni bisognava scaricare qualche applicativo di conversione da Pdf ad Excel oppure trovare lo stesso servizio in qualche sito web senza necessità di scaricare un programma. Adesso è possibile, purché si abbia Excel 365 o 2021 (l’operazione di trasformazione può essere effettuata anche in Microsoft Power BI).

L’occasione ci permette di entrare nel meraviglioso mondo di PowerQuery, che consente di creare una connessione ad origini dati esterne e di trasformare i dati per ottimizzarli in base alle proprie esigenze.

Per svolgere tale operazione usiamo all’inizio un file che contiene una sola pagina ed una sola tabella. La struttura prevede 4 colonne: il codice di un corso, la sua denominazione, l’anno del corso ed il voto di riferimento. A titolo di esempio riportiamo le prime 3 righe più la riga di intestazione.

L’operazione di importazione in questo esempio è semplice e potrebbe richiedere meno di una pagina di newsletter. Si apre o si crea la cartella di lavoro Excel in cui va effettuata l’importazione e si agisce dalla scheda DATI gruppo RECUPERA E TRASFORMA DATI poi RECUPERA DATI – DA FILE-  DA PDF. Nella finestra IMPORTA DATI si sceglie ovviamente il documento Pdf dalla cartella in cui si trova e poi si clicca su IMPORTA. Appare la finestra dello STRUMENTO DI NAVIGAZIONE che mostra un elenco delle pagine e delle tabelle. In questo caso l’operazione è semplice perché nel documento Pdf c’è una sola pagina ed una sola tabella. Tale tabella va selezionata per visualizzarne un’anteprima.

Sebbene non si veda nell’immagine, in basso ci sono alcuni pulsanti. In questa circostanza premiamo direttamente il pulsante CARICA, partendo dal presupposto che la tabella Pdf vada bene nello stato in cui si trova, senza che sia necessario alcun intervento di pulizia o di ottimizzazione.

Tutto qui. L’operazione è finita. La tabella del foglio Pdf è stata importata ed è perfettamente agibile come una qualsiasi tabella Excel. Attenzione! Non abbiamo usato a caso il termine TABELLA perché l’importazione avviene in un elenco formattato come una tabella Excel.

Nel nostro esempio è stata importata l’unica tabella presente nell’unico foglio ma potrebbero esserci documenti Pdf con più tabelle in pagine differenti. Se si tratta di tabella diverse si possono estrarre allo stesso modo ma se si tratta della stessa tabella suddivisa, per ragioni di spazio, su pagine diverse allora la cosa è lievemente più complessa. Ed è proprio il nostro caso!

Nel documento originario la tabella è unica e si snoda attraverso varie pagine. Il problema non risiede tanto nell’importare e poi accorpare le tabelle in una sola ma la gestione delle intestazioni (etichette) che, di norma, non si ripetono sulle tabelle nelle singole pagine. Perlomeno, è questo il nostro caso, dove la prima riga della tabella nella seconda pagina si presente nel modo seguente:

Il processo di importazione dei dati è identico a quanto visto nei passi precedenti, fino a quando si entra nello Strumento di navigazione. In questo caso occorre spuntare l’opzione “Seleziona più elementi” e selezionare le varie tabella da importare. Le tabelle del nostro esempio sono 9: selezionare Table001, premere e tenere premuto il tasto SHIFT (MAIUSC) e poi selezionare Table009. In tal caso non premiamo su CARICA ma su TRASFORMA DATI per entrare nell’ambiente di PowerQuery.

Le varie tabelle appaiono a sinistra nel riquadro come singole query. Nella parte centrale appare l’anteprima della tabella selezionata. In questa sede svolgiamo solo le operazioni essenziali all’accodamento di tutte le tabelle in una sola.

Le tabelle dalla 2 alla 9 non hanno intestazione e ciò causerebbe un accodamento errato. Pertanto, la prima operazione da fare è abbassare le intestazioni di livello della tabella 1. In tal modo la riga delle intestazioni diventa vuota e le vengono assegnate le stesse intestazioni delle tabelle dalla 2 alla 9 (Column1, Column2 ecc.). Per fare questo, si seleziona la query Table001 nel riquadro delle query poi nella scheda HOME gruppo TRASFORMA si clicca sulla piccola freccia accanto ad USA LA PRIMA RIGA COME INTESTAZIONE e si cambia l’opzione in USA INTESTAZIONI COME PRIMA RIGA.

La seconda operazione da fare è l’accodamento di tutte le tabelle. Può essere fatto creando una tabella nuova o, come faremo in questo esempio, accodare tutte le tabelle alla prima.

Attenzione: noi parliamo di tabella ma in realtà il termine giusto è query. Ogni tabella importata dalle differenti pagine è stata importata come query a sé stante. Dobbiamo verificare che la Table001 si selezionata e poi premiamo la piccola freccia che si trova accanto al pulsante ACCODA QUERY nella scheda HOME gruppo COMBINA e poi selezionare ACCODA QUERY .

Si apre la finestra ACCODA dove va spuntata la casella Tre o più tabelle. Nell’elenco tabelle disponibili si seleziona la Table002, si tiene premuto il tasto SHIFT (MAIUSC) e poi si seleziona la Table009. Una volta selezionate le varie tabella si clicca su AGGIUNGI per aggiungere le tabelle nella sezione Tabelle da accodare alla Table001 e poi su OK.

Le ultime cose da fare sono:

• Scheda HOME gruppo TRASFORMA clic su USA LA PRIMA RIGA COME per ripristinare le intestazioni corrette.
• Sempre nella scheda HOME cliccare su CHIUDI E CARICA e poi CHIUDI E CARICA IN per veder caricate dentro al foglio di lavoro Excel.
• Siccome non interessa caricare tutte le tabelle ma solo la Table001che ormai è la tabella unica frutto degli accodamenti, conviene inizialmente selezionare SOLO CONNESSIONE nella finestra IMPORTA DATI.

• A questo punto appare a destra del foglio di lavoro il riquadro con le query e connessioni. Fare tasto Destro sulla query Table001 poi CARICA e caricare in una tabella o una tabella pivot nel foglio di lavoro esistente o in un nuovo foglio di lavoro. Appare la tabella unica con tutte le tabelle accodate!

Al termine del lavoro è inutile tenere tutte le query, in considerazione del fatto che non è necessario mantenere una connessione con il documento Pdf. Selezionare tutte le query del riquadro QUERY E CONNESSIONI, fare clic con il tasto destro del mouse e poi ELIMINA. I dati accodati verranno mantenuti. Niente male, vero?

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CONSIDERARE PESI E SCOSTAMENTI NEL CALCOLO DELLA MEDIA

Excel contempla varie funzioni per calcolare la media. A fianco della funzione MEDIA presente nel pulsante SOMMA AUTOMATICA , ci sono le funzioni MEDIANA, MODA e poi le funzioni per la deviazione standard ed anche le funzioni per il calcolo condizionale della media (MEDIA.SE e MEDIA.PIÙ.SE). Magari parleremo di alcune di queste funzioni in una prossima newsletter. Quello che ci preme evidenziare sono due aspetti della media puramente aritmetica rappresentata dalla funzione MEDIA, nello specifico:

• Non tiene conto di eventuali pesi dati ai singoli valori risultato.
• Non tiene conto degli scostamenti o, per meglio dire, delle oscillazioni che possono esserci tra i vari valori che concorrono alla media.

CALCOLARE LA MEDIA PONDERATA

Non esiste in Excel una funzione per calcolare la media ponderata (o pesata). Ma prima di iniziare, cosa si intende per media ponderata ed in cosa differisce dalla media aritmetica? Nella media ponderata viene assegnato ad ogni valore un coefficiente che si chiama “peso”. Questo rappresenta il maggiore o minore rilievo dato ad un valore, il che incide sul calcolo finale. Dal punto di vista matematico la media ponderata è data dal prodotto (moltiplicazione) tra la somma dei valori e la somma dei pesi diviso la somma dei pesi.

La media ponderata si può applicare anche a calcoli strettamente aziendali (ad esempio su prezzi, quantità vendute ecc.) ma il campo di applicazione più tradizionale e “didascalico” è quello relativo ad un ambiente didattico come i voti presi a determinati esami ed il peso di ogni esame. Come esempio prendiamo il prospetto seguente che mostra una serie di esami universitari sostenuti con i rispettivi voti ed i pesi, rappresentati dai singoli crediti formativi.

Per fare questo calcolo in Excel bisogna innanzitutto usare la funzione MATR.SOMMA.PRODOTTO che moltiplica la somma di tutti i valori di due o più matrici. Nel nostro caso la prima matrice è quella con i voti (B2:B16) mentre la seconda è quella con i crediti formativi (C2:C16). Il risultato di questa somma tra i vari prodotti deve essere diviso per la somma dei vari crediti formativi dell’intervallo celle C2:C16. Vediamo nell’immagine sotto l’esito della MEDIA e del calcolo della media ponderata.

• Nella cella G1 c’è la classica funzione della media applicata all’intervallo che comprende i voti presi: =MEDIA(B2:B16). Il risultato è 25,07
• Nella cella G2 la funzione presente è quella cui si è fatto cenno sopra: =MATR.SOMMA.PRODOTTO(B2:B16;C2:C16)/SOMMA(C2:C16). Analizzando nel dettaglio, MATR.SOMMA.PRODOTTO dà come risultato 3231 mentre la somma dei pesi dà come risultato 130. Dividendo 3231 per 130 si ottiene 24,85.

Come si può notare la media è più bassa (differenza di -0,21) perché evidentemente alcuni voti buoni sono stati presi in esami con credito formativo basso ed alcuni voti meno buoni in esami con credito formativo alto.

TENERE CONTO DEGLI SCOSTAMENTI TRA VALORI NEL CALCOLO DELLA MEDIA

Per quanto concerne gli scostamenti tra i valori, la funzione MEDIA non li tiene in considerazione. Facciamo un esempio. La media dei valori 1001 ed 1 è 501. Allo stesso modo, la media dei valori 500 e 502 è 501, ma nel primo caso i valori hanno una scala diversa tra di loro mentre nel secondo sono più uniformi. In questo caso non serve fare ricorso a funzioni terze ma esiste una funzione appropriata in Excel che si chiama DEV.ST.C. Prendiamo il caso della figura sottostante

Come si può notare, la media presente nelle celle J10 e K10 è perfettamente uguale: 25,875. Ma i valori nell’intervallo celle J2:J9 sono più altalenanti, passando da 18 a 30 mentre nell’intervallo celle K2:K9 sono più vicini tra di loro, passando da 25 a 27.

La funzione che è presente nella cella J11 e poi estesa a destra è =DEV.ST.C(J2:J9). Il risultato è 5,11 mentre per le celle della colonna K è 0,99. Più il valore è alto più l’oscillazione tra i valori che determinano la media è ampia.

In sostanza, la funzione ci dice che l’esito finale della media è lo stesso ma che nel primo caso ci si è arrivati attraverso un percorso fatto di alti e bassi, mentre nel secondo caso ci si è arrivati con un percorso più lineare. Lo scarto minore tra i valori rende la media più affidabile e fornisce una rappresentazione dei dati maggiormente attendibile.

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Questa newsletter su PowerPoint affronta un argomento molto specifico che rappresenta spesso una preoccupazione per molti utenti. Non si tratta di argomenti contenutistici, che pure è rilevante affrontare, ma di un aspetto che concerne il salvataggio e trasporto della presentazione su supporto rimovibile o su spazi di deposito online per la proiezione su altri computer.

Una presentazione PowerPoint si compone di contenuti testuali e contenuti grafici, ma non tutto può essere inserito al suo interno. Una buona progettazione dovrebbe prevedere il giusto numero di collegamenti a risorse esterne che potrebbe essere necessario mostrare in base allo sviluppo degli argomentazioni o alle possibili domande da parte degli utenti.

Se è vero che i file esterni (siano essi documenti Word, file Pdf, altre presentazioni, cartelle di lavoro Excel o qualsiasi altra cosa) possono essere inseriti direttamente, in molti casi si preferisce creare un collegamento.

Il vantaggio del collegamento consiste principalmente nel fatto che non appesantisce la presentazione come accadrebbe con un oggetto importato e che si può intervenire sul file originario per apportare eventuali modifiche ed anche il file collegato in PowerPoint risulta aggiornato.

La cosa vale ancora di più se il file è depositato in una rete aziendale ed aggiornato da altre persone per cui si vuole immettere nella presentazione sempre la versione il più possibile aggiornata.

L’argomento della newsletter è la gestione dei collegamenti e non la loro creazione che tuttavia può essere fatta in vari modi qui accennati per comodità:

• Inserire un collegamento ipertestuale ad un file esterno.
• Inserire un pulsante d’azione e collegarlo al file esterno.
• Inserire il file esterno come oggetto (Crea da file).
• Aprire il file esterno, selezionare la parte che interessa (es. una tabella Excel) ed in PowerPoint usare l’opzione Incolla collegamento.

Una volta creati i collegamenti, il problema sarà ricordarsi di portare con sé oltra alla presentazione anche tutti i file collegati altrimenti non sarà possibile aprirli.

Un buon modo di operare sarebbe quello di preparare preventivamente una cartella in cui andare a collocare tutto il materiale necessario per la presentazione, inclusi i file ai quali ci si deve collegare. Il vantaggio è poter trasportare direttamente tutta la cartella.

Il problema è che non si ha sempre il tempo o la lucidità di pianificare oppure che i file si trovano in vari percorsi ed in varie cartelle da cui non possono essere prelevati o spostati.

Per fortuna PowerPoint viene in soccorso dell’utente con una funzionalità la cui denominazione non fa comprendere immediatamente le sue potenzialità: Crea pacchetto presentazione per Cd (in PowerPoint 2013) Presentazione di pacchetto per CD (in PowerPoint 2010). In PowerPoint 2013 si trova in File poi Esporta mentre in PowerPoint 2010 si trova in File e poi Salva e invia. La figura e la spiegazione si riferiscono alla versione 2013 ma la procedura sostanziale è simile in tutte le versioni.

La finestra avverte che nel pacchetto verranno inclusi tutti i file collegati e la presentazione sarà resa visibile nella maggior parte dei computer. In realtà il primo pensiero sarebbe quello di preparare un cd mentre invece vedremo a breve che il comando non richiede necessariamente di disporre di un cd.

Quando si fa clic su Pacchetto per CD si apre la seguente finestra.

• Nella sezione Nome Cd si assegna un nome al Cd o cartella.
• Dentro al riquadro File da copiare appare la presentazione su cui si sta lavorando. Attraverso il pulsante Aggiungi è possibile aggiungere al pacchetto altre presentazioni PowerPoint. In quel caso si attivano le due frecce che si trovano a sinistra, che permettono di impostare l’ordine di apparizione delle presentazioni nel caso di produzione di un cd (l’elenco delle presentazioni nel cd appare nell’ordine impostato in questa finestra).
• Il pulsante Opzioni apre una finestra interessante che viene illustrata successivamente (sono illustrate le opzioni della creazione del pacchetto).
• I due pulsanti in basso servono per finalizzare l’operazione. Come si può notare non c’è soltanto l’opzione che masterizza un cd ma anche quella che crea direttamente una cartella che può essere archiviata su pc o sul cloud o su un dispositivo rimovibile (ad esempio pen drive). Nella cartella viene incluso ciò che è specificato nella finestra Opzioni ed inoltre un visualizzatore di diapositive, qualora il computer su cui viene proiettata la presentazione non abbia installato PowerPoint

La finestra Opzioni ci informa che nel pacchetto vengono inclusi tutti i file collegati  ed i cosiddetti caratteri True Type.

Questo vuol dire che se nella presentazione ci fossero caratteri particolari che potrebbero non essere presenti su tutti i computer, tali caratteri vengono inclusi.

Nella sezione Sicurezza e privacy è anche possibile digitare una password di apertura ed una  eventuale password di modifica della presentazione ed effettuare il cosiddetto controllo documento, che verifica la presenza di informazioni riservate o nascoste che magari non si vogliono distribuire con la presentazione.

Come accenato, la creazione del pacchetto termina con la masterizzazione di un cd o con la creazione e salvataggio della cartella con il pacchetto sul computer o su qualisasi dispositivo di archiviazione, con la possibilità di aprire anche la acartella al completamento del processo.

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Uno degli argomenti che risulta un tabù per buona parte degli utilizzatori di Word sono le cosiddette tabulazioni. Esse rappresentano una delle opzioni di formattazione di un paragrafo. Come prima cosa va appurato cosa si intende per paragrafo. Si tratta di una nozione spogliata di ogni implicazione concettuale: in Word il paragrafo si genera ogni volta che l’utente volontariamente preme il tasto Invio per andare a capo.

Come seconda cosa va specificato che, per le tabulazioni, occorre usare il tasto Tab su tastiera. Per chi non lo sapesse, Tab è il tasto che si trova a sinistra della Q e che rappresentato da due frecce che vanno una in una direzione e l’altra nell’altra direzione.

La pressione del tasto Tab sposta il cursore sulla stessa riga di un tot rispetto al margine sinistro del documento. Ok, ma a quanto ammonta questo tot? Per impostazione predefinita si tratta di 1,25 cm. Questo significa che ogni volta che si preme Tab il cursore si sposta di 1,25 cm (quindi al secondo clic si posiziona a 2,50 cm, al terzo 3,75 cm ecc.). Il tasto Tab è, quindi, molto più indicato della barra spaziatrice per una distanziazione corretta del testo dal margine sinistro.

Fatta questa premessa, perché bisogna usare le tabulazioni al posto delle tradizionali modalità di allineamento del testo rispetto ai margini (sinistra, destra, centrato, giustificato)? Semplicemente perché le tabulazioni consentono di decidere in modo più preciso e personalizzato dove collocare il testo e, quindi, di disporre il testo su una riga nel modo desiderato.

Le tabulazioni possono essere impostate in due modi differenti: dalla finestra di dialogo Tabulazioni oppure direttamente dal righello. Il primo modo permette una maggiore esattezza ed è quello su cui ci soffermiamo inizialmente, per poi dare un’occhiata rapida anche al secondo modo.

La finestra di dialogo Tabulazioni è accessibile dopo aver cliccato sul piccolo pulsante denominato Impostazioni paragrafo che si trova in basso a destra del gruppo di comandi Paragrafo. Nella finestra Formato paragrafo si clicca sul pulsante Tabulazioni in basso a sinistra e finalmente si arriva alla finestra Tabulazioni sotto illustrata.

La prima operazione è l’impostazione della posizione dei punti di tabulazione espressa in centimetri. Si possono impostare più punti di tabulazione. Nel nostro caso ne imposteremo 4: uno a 2,5 cm, un altro a 6 cm, un terzo a 11,5 cm ed un quarto a 15 cm. Per ogni tabulazione si digita la misura desiderata e poi si preme su Imposta in basso a sinistra.

La seconda operazione è determinare quale tipologia di tabulazione si va ad immettere. Ne esistono 4:

• Tabulazione sinistra. Il punto di tabulazione coincide con la prima lettera della prima parola e tutto il testo seguente viene digitato, come di norma, a destra della prima lettera.
• Tabulazione al centro. Il punto di tabulazione coincide con il carattere che si trova esattamente a metà della parola o frase digitata. Le altre lettere si dispongono equamente alla sua destra o alla sua sinistra.
• Tabulazione destra. Il punto di tabulazione coincide con l’ultima lettera dell’ultima parola e tutto il testo seguente viene digitato a sinistra della prima lettera.
• Tabulazione decimale. Permette di allineare sempre i decimali dopo la virgola di una cifra.

La terza operazione è facoltativa: immettere un carattere di riempimento tra un punto di tabulazione ed un altro oppure lasciare tutto inalterato senza punti di tabulazione. Invece, i pulsanti Cancella e Cancella tutto permettono rispettivamente di cancellare una singola tabulazione selezionata oppure di cancellare tutte le tabulazioni. Le tabulazioni rimangono attive ogni volta che si va a capo. Quando si deve tornare al normale flusso del testo, occorre cancellare le tabulazioni per tornare all’impostazione predefinita (una tabulazione sinistra ogni 1,25 cm) oppure mantenerle ma senza usare il tasto Tab.

Di fatto, la tabulazione può essere utilizzata al posto della tabella, per disporre il testo nella stessa riga nella posizione desiderata. Consente una maggiore precisione ed un grado più elevato di personalizzazione. Nell’esempio, sono stati impostati i punti di tabulazione alle posizioni indicate qualche riga sopra e, allo scopo di illustrazione didattica, sono stati usati le 4 tipologie nell’ordine in cui sono state elencate.

L’immagine che si trova più sotto mostra il risultato che si ottiene che, ovviamente, non va giudicato da un punto di vista estetico ma solo per verificare come si mostrano i vari tipi di tabulazione. Sul righello appaiono i punti di tabulazione impostati dove l’icona  rappresenta la tabulazione sinistra, l’icona  la tabulazione centrata, l’icona  la tabulazione destra e l’icona  la tabulazione decimale.

Come si vede, nel caso del nome c’è una tabulazione sinistra (punto di tabulazione = la prima lettera di ogni nome) per il cognome la tabulazione al centro (punto di tabulazione = lettera centrale del cognome) per la qualifica la tabulazione destra (punto di tabulazione = ultima lettera della qualifica) e per lo stipendio la tabulazione decimale (punto di tabulazione = virgola decimale)

Il righello non serve solo per verificare la presenza di punti di tabulazione ma anche per inserirli o cancellarli in modo alternativo alla finestra di dialogo Tabulazione.

• Per immettere il punto di tabulazione, scegliere la tipologia di tabulazione dal piccolo pulsante con la L che si trova a sinistra del righello (ad ogni pressione viene proposta una tabulazione diversa) e cliccare con il tasto sinistro del mouse sul righello in prossimità del numero che rappresenta la posizione della tabulazione.
• Per cancellare un punto di tabulazione dal righello, selezionarlo premendo e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e poi trascinare il punto fuori dal righello

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Scrivere una newsletter su Access è un buon viatico per iniziare a far comprendere agli utenti l’importanza di questo programma di norma ignorato e considerato come una versione più complessa di Excel. Access riveste, invece, un ruolo fondamentale, soprattutto quando si debbono gestire enormi quantità di dati, mettere in relazione tabelle diverse tra di loro, debbono impostare interrogazioni permanenti dei dati (le cosiddette query).

La prima idea è stata descrivere già una delle varie funzionalità rilevanti del programma, ma poi è subentrato il pensiero di sensibilizzare all’uso di Access in un modo che possa risultare comprensibile a tutti ovvero partendo da … Excel. La situazione che si vuole ricostruire è semplice e classica: la difficoltà se non l’impossibilità di gestire una tabella, cresciuta a dismisura come mole di dati, con Excel. Il punto è: trasferire i dati in Access.

Prima di procedere, è necessario ribadire uno dei concetti cardine del travaso di dati da un’applicazione ad un’altra del pacchetto Office: la differenza tra collegare ed incorporare. Si tratta di due metodologie diverse.

Nel caso di Access il concetto va spiegato più nel dettaglio, perché le modalità di immissione dei dati presentano varie sfaccettature.

Il punto di partenza è un file di non molte colonne ma già di parecchie righe (oltre 30000) destinato ad accrescersi nel tempo. La tabella è ancora gestibile con Excel, ma conviene già trasferirla in Access.

Alcune righe sono illustrate a seguire e rappresentano il totale delle spese a fronte del budget stanziato per i vari reparti e per le varie voci di spesa di una multinazionale che ha sedi in tutto il mondo.

COLLEGARSI AD UNA TABELLA EXCEL

La strada del collegamento lascia la piena sovranità ad Excel. Access non è altro che il collettore di una tabella che continua ad essere alimentata in Excel; così agendo non si trae alcun beneficio da Access in termini di dimensioni e di struttura della tabella, ma se ne traggono nell’ambito della interrogazione del database, con la possibilità di fare le cosiddette query (tabelle filtrate in modo permanente) e di reportistica con lo strumento Report che è peculiare di Access.

• L’avvio dell’operazione avviene dal comando Excel presente nella scheda Dati esterni, nel gruppo Importa e collega.
• Nella finestra di carica dei dati esterni, si mette il segno di spunta su Collega all’origine creando una tabella collegata. La descrizione del comando avverte con chiarezza che ci si collega ai dati di origine in Excel e che le modifiche sono possibili sono in Excel, che resta l’origine dati. La scelta della cartella di lavoro di origine avviene cliccando su Sfoglia e cercando il file Excel cui collegarsi.

• La finestra successiva consente di scegliere la tabella cui collegarsi mostrando o i fogli di lavoro o eventuali intervalli definiti ovvero rinominati dall’utente.

• Dopo aver fatto la scelta della tabella, occorre indicare ad Access se la prima riga contiene le intestazioni ovvero le etichette. Può capitare che l’ambito dei dati Excel non sia ben definito ed allora c’è il rischio che si includano nel collegamento colonne vuote. La rimozione di tali colonne va fatta in Excel perché, come detto, Access non fa altro che raccogliere la tabella Excel.

• Nell’ultimo passaggio bisogna solo accettare il nome della tabella oppure rinominarla nel modo desiderato. A questo punto appare la tabella in Access. Il simbolo della freccia accanto all’icona di Excel indica che la tabella è solo un collegamento ad un’origine dati Excel.

IMPORTARE UNA TABELLA EXCEL

Molto differente è l’operazione che importa una tabella Excel all’interno di Access. Alcuni passaggi sono simili al collegamento mentre altri sono differenti e marcano la diversità. La tabella diventa organica ad Access e si possono apportare modifiche contenutistiche e strutturali. Nella prima finestra si sceglie Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente.

Come indica il riquadro, viene creata una tabella se questa non esiste o viene sovrascritta se questa già esiste con la stessa denominazione. Eventuali modifiche apportate ai dati di origine non vengono riflesse in Access: occorre ripetere l’importazione. Le prime due schermate della procedura sono simili al collegamento. Poi scattano le differenze nelle schermate successive.

• Viene chiesto di adattare o meno la tipologia dei dati alla tabella Access. Nella maggioranza dei casi Access è in grado di riconoscere ed assegnare il tipo corretto di dati, altrimenti si può intervenire in questa schermata. Inoltre è possibile decidere di non importare una o più colonne.

• Il passaggio seguente è specifico di Access e potrebbe mettere in crisi l’utente. Non si può in poche righe trattare a fondo l’argomento. Basta solo specificare che Access vuole sapere, al fine dell’ottimizzazione del database soprattutto in vista di eventuali relazioni con altre tabelle, se nella tabella Excel esista una colonna chiave primaria ovvero una colonna che contenga solo valori univoci e non ammetta duplicati. Le altre due alternative sono la creazione di una chiave primaria automatica da parte di Access (numerazione progressiva) o l’impostazione di nessuna chiave primaria.

• Dopo l’assegnazione di un nome alla tabella, il punto cruciale è la possibilità di salvare i passaggi dell’importazione al fine di rieseguirla rapidamente. Addirittura è possibile associare tale azione ad un’attività di Outlook ed impostare un promemoria. Ciò rende agevole una operazione che altrimenti sarebbe noiosa da ripetere: l’importazione della stessa tabella Excel ogni qualvolta siano stati aggiornati i dati di origine.

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L'articolo Importare dati da Excel in un Database Access proviene da ML Training.

L’inserimento di un grafico all’interno di una presentazione è un argomento molto diffuso tra gli utenti di PowerPoint, La preoccupazione è più che giustificata: PowerPoint è un programma visivo in cui le immagini e la grafica rivestono un ruolo fondamentale. In queste pagine ci soffermiamo sulle modalità di immissione tralasciando la personalizzazione dei grafici, argomento che merita ulteriori approfondimenti.

La considerazione iniziale è la seguente: il grafico deve essere creato direttamente in PowerPoint oppure si dispone già di un grafico su un foglio di lavoro Excel? Gli approcci sono naturalmente differenti così come è differente l’impatto cromatico, a meno che Excel e PowerPoint non condividano lo stesso tema grafico (il concetto di tema grafico è basilare e di sicuro sarà oggetto di una newsletter futura).

INSERIRE UN GRAFICO POWERPOINT

La prima opzione prevede l’inserimento diretto di un grafico all’interno di una diapositiva. Se alla diapositiva è stato applicato un layout che preveda la presenza contenuti grafici, appare anche l’icona per inserire un grafico. Se la diapositiva non ha un layout contenuti, allora occorre posizionarsi sulla scheda Inserisci e cliccare sul comando Grafico nella scheda Illustrazioni.

La scelta della categoria del grafico e della tipologia di grafico all’interno della categoria, va fatta all’interno della finestra di dialogo Inserisci Grafico. L’aspetto di questa finestra varia a seconda della versione di PowerPoint cosi come la disponibilità di alcuni tipi peculiari di grafico, ma per quanto concerne i grafici più usati (istogrammi, barre, torte, linee) la modalità di immissione è simile: prima si sceglie la categoria poi il grafico inerente alla categoria. Nell’esempio illustrato, che mostra la finestra nella versione 2013 di PowerPoint, si è scelto il grafico Colonne raggruppate nella categoria Istogramma.

Un grafico ha bisogno di dati e questi non sono presenti in PowerPoint. Per poter creare il grafico, viene aperto anche una sorta di foglio Excel con alcuni dati fittizi. Dati ed etichette vanno sostituiti con quanto di proprio interesse. Se tali valori sono già presenti in una cartella di lavoro Excel, è possibile anche copiarli ed incollarli. Al termine della immissione dei dati, si chiude la finestra del foglio Excel e rimane il grafico nella diapositiva.

I colori del grafico sono quelli relativi al tema grafico applicato, che nell’esempio è il Tema di Office, vale a dire quello predefinito (per verificare il tema va attivata la scheda Progettazione). La gestione e personalizzazione del grafico avviene attraverso le schede a comparsa Progettazione e Formato mentre la scheda Layout, presente fino alla versione 2010, è stata sostituita da un pulsante 

che appare a destra del grafico.

INSERIRE UN GRAFICO DA EXCEL

L’ipotesi forse più plausibile prevede che si abbia già un grafico dentro ad un foglio di lavoro Excel. In questo caso si fa ricorso alla classica operazione di copia ed incolla, ma occorre fare alcuni distinguo. Innanzitutto ipotizziamo che nel foglio di lavoro Excel di esempio, il tema grafico sia diverso da quello applicato alla presentazione PowerPoint.

Per poter analizzare le differenti modalità di copia ed incolla, utilizziamo le Opzioni Incolla disponibili al momento dell’incollamento o nella parte inferiore del comando Incolla sulla scheda Home o nel menu contestuale che appare dopo aver fatto clic con il tasto destro del mouse. I concetti cardine sono due: formattazione ed incorporamento o collegamento

• Usa tema destinazione ed incorpora cartella di lavoro. Equivale alla normale operazione di copia ed incolla. La formattazione del grafico si adatta al tema di PowerPoint, anche se dalla scheda Progettazione degli Strumenti Grafico può essere cambiata. Il grafico viene incorporato. Con i comandi di Modifica dati presenti sulla scheda Progettazione si apre un foglio Excel simile a quello di origine ma non c’è un collegamento per cui se si cambiano i dati, si modifica il grafico PowerPoint ma quello Excel di provenienza rimane immutato.

• Mantieni formattazione originale e incorpora cartella di lavoro. Come nell’opzione precedente, il grafico vien incorporato ma la formattazione rimane quella di origine ovvero del tema applicato al foglio Excel, anche se è sempre possibile modificarla.
• Usa tema di destinazione e collega i dati. Come nella prima opzione, i colori si adattano al tema di PowerPoint (con possibilità di modifica), ma in questo caso viene creato un collegamento tra grafico prelevato da Excel e graffio immesso in PowerPoint. L’aggiornamento dei dati è possibile sia da Excel (il grafico PowerPoint si aggiorna in automatico) sia da PowerPoint (il grafico Excel di origine si aggiorna in automatico).
• Mantieni formattazione originale e collega dati. Si crea il collegamento tra PowerPoint ed Excel ma i colori in questo caso sono quelli presenti nel tema Excel. Come sempre la formattazione può essere cambiata.
• Immagine. Il grafico viene incollato come se fosse un’immagine. La formattazione è quella del foglio Excel e non è modificabile così come non sono in alcun modo modificabili i dati. È solo possibile solo gestire l’immagine con gli strumenti disponibili nella scheda Formato.

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L’argomento di questa newsletter è il programma Microsoft Word, molto utilizzato ma spesso poco conosciuto in profondità.

L’oggetto specifico è la creazione di un sommario.

A dire il vero molti lo chiamano indice e spesso si fa confusione tra i due termini. Tale confusione va chiarita perché in Word questi due termini indicano due funzionalità differenti.

INDICE O SOMMARIO?

Quindi, quello che molti utenti di norma chiamano come indice (ad esempio gli studenti che preparano una tesi di laurea e cui viene chiesto di collocare ad inizio documento un indice dei capitoli e paragrafi) in Word viene denominato sommario.

Detto questo, ogni volta che si redige un documento più o meno lungo può essere necessario o comunque agevole inserire un sommario, che consente anche la navigazione all’interno dei vari capitoli.

Molti non sanno, tuttavia, come fare e pertanto preparano il sommario manualmente, digitando i titoli ed i numeri di pagina, con l’inevitabile seccatura che ogni aggiunta, modifica o cancellazione al documento che cambia il titolo di un capitolo o il suo numero di pagina comporta la correzione manuale del sommario.

Non sarebbe meglio automatizzare il tutto? Già ma basta con le chiacchiere. Come si fa?

INSERIRE UN SOMMARIO

Il punto di partenza è l’applicazione di uno stile titolo al testo che costituisce il titolo del capitolo o del paragrafo.

Non tutti conoscono l’importanza degli stili di formattazione ed in particolare degli stili titolo e varrà la pena di ritornare prima o poi su un argomento di grande rilevanza.

Per applicare uno stile titolo predefinito, occorre selezionare il testo da formattare e poi agire dal gruppo Stili della scheda Home nella Barra multifunzione.

Come si vede dall’immagine seguente, gli stili sono identificati da un nome e da un’anteprima che mostra gli effetti dell’applicazione dello stile.

Cliccare su uno degli stili applica lo stile in questione.

Per il sommario va utilizzato, come detto, uno tra gli stili titolo, che sono contrassegnati da un numero progressivo (Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3 ecc.) che rappresentano un livello gerarchico.

Per capirci, un capitolo andrebbe formattato con stile Titolo 1, un paragrafo con stile Titolo 2 e via dicendo.

Dopo questa lunga ma essenziale premessa, siamo pronti a generare in pochissimi attimi il nostro sommario. Abbiamo due possibilità, a seconda che desideriamo solo inserire un sommario o impostarne anche le opzioni.

• Nel primo caso, ci posizioniamo sulla scheda Riferimenti della Barra multifunzione e nel gruppo di comandi Sommario facciamo clic su Sommario. L’elenco contestuale che appare ci viene in aiuto proponendo 3 tipologie di sommario incorporate (Tabella automatica 1, Tabella automatica 2 e Tabella manuale). Si sceglie uno dei tre stili e … il gioco è fatto. Il sommario appare nel documento
• Nel secondo caso agiamo come nel modo precedente, ma invece di scegliere uno dei sommari incorporati, facciamo clic su Sommario personalizzato. Appare la finestra illustrata nell’immagine

Come si può notare, ci sono alcune opzioni da impostare quali la scelta del formato tra quelli disponibili (da modello, Ricercato, Formale ecc.); se far apparire o meno i numeri di pagina ed in caso se allinearli a destra o collocarli dopo l’ultima parola del titolo; quale carattere di riempimento va usato nel caso di allineamento di numeri a destra; quanti livelli gerarchici di stili titolo mostrare; se trasformare tutto il testo del sommario in un collegamento ipertestuale o solo i numeri.

L’ultimo punto è importante perché rende navigabile il documento tramite il sommario.

Un’ultima notazione: cosa accade al sommario se cambia qualcosa nel documento?

Supponiamo l’aggiunta di un nuovo capitolo o paragrafo con stile titolo o la modifica di un titolo esistente o ancora l’immissione di testo ulteriore che fa cambiare il numero di pagina del titolo.

Il sommario non si aggiorna in automatico ma bisogna fare clic con il tasto destro del mouse in un punto qualunque del sommario e poi su Aggiorna.

Una piccola finestra suggerisce la scelta da fare: l’aggiornamento dell’intero sommario o soltanto dei numeri di pagina.

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Bisogna inserire in una o magari più celle di Excel dati valutari, ad esempio uno stipendio, un prezzo di vendita, l’importo di una fattura. Perché perdere tempo a digitare il simbolo dell’euro, il separatore delle migliaia, i due zeri decimali dopo la virgola? È sufficiente selezionare la cella o le celle che contengono i valori a cui è necessario applicare il simbolo di valuta, fare clic con il pulsante destro del mouse, fare clic su “formato celle”

E scegliere tra formato valuta e formato contabilità. Quale dobbiamo usare?

Quali sono le differenze tra i due?

La prima differenza è puramente visiva e si nota appena si applicano i due formati.

• Nel formato VALUTA il simbolo valutario è visualizzato accanto al primo numero della cifra.
• Nel formato CONTABILITÀ il simbolo valutario è allineato a sinistra della cella, il valore a destra.

La seconda è che il formato VALUTA consente di formattare in automatico i valori negativi con colore rosso ed i positivi in nero, il formato CONTABILITÀ non prevede questa opzione.

Quindi, se il valore negativo è il risultato di una formula (ad esempio la differenza tra entrate ed uscite) diventa più facile individuarlo, soprattutto in fogli di lavoro con tanti record.

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L'articolo Applicare i formati Valuta e Contabilità proviene da ML Training.

Ci sono molti i casi in cui nella colonne che possono contenere solo valori numerici ci sia un pochino di tutto: testi, spazi vuoti… La fantasia degli utenti è, spesso, illimitata. Per fortuna non sempre le conseguenze di una errata digitazione ha un impatto gravoso sui risultati della proprie elaborazioni, ma per la pulizia del database e della reportistica che si vuole produrre, sarebbe opportuno che una colonna numerica contenga … numeri.

La soluzione c’è e si chiama … convalida dati. Tuttavia nessuna delle opzioni di convalida sembrerebbe soddisfare questa esigenza. In realtà bisogna fare ricorso alla convalida di tipo personalizzato, che permette di digitare solo i dati che rispettano il risultato di una formula. Ed in questo caso la funzione da usare non è molto nota ma invero abbastanza utile.

Nella libreria delle funzioni, nascoste tra le cosiddette “Altre funzioni” ci sono le funzioni della categoria INFORMATIVE. Sono funzioni che restituiscono semplicemente come risultato VERO o FALSO. Nel caso della funzione VAL.NUMERO, viene controllato se una cella contiene un numero (Vero) o non contiene un numero (Falso).

Qualsiasi utente può comprendere facilmente che, usata da sola, questa funzione non è molto performante. Ma ecco che acquista senso se la si inserisce all’interno della convalida dati. Come prima cosa bisogna impartire il comando CONVALIDA DATI dalla scheda DATI. Nella finestra di dialogo della Convalida, scegliere PERSONALIZZATO nella sezione Consenti. Si attiva la sezione formula, all’interno della quale va inserita la funzione.

Nell’esempio sotto raffigurato, la funzione che si applica a tutte le celle precedentemente selezionate della colonna controlla che, a partire dalla cella D2, sia inserito un valore numerico. Nel caso, ad esempio, di valore testuale la funzione restituirebbe falso per cui il valore non supererebbe la regola di convalida. Per rinforzare la regola, nella linguetta MESSAGGIO DI ERRORE è stato digitato un messaggio che avverte l’utente che abbia per errore inserito un valore non numerico della necessità di svolgere questa operazione.

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L'articolo Convalida Dati – Immissione di Valori numerici nelle celle proviene da ML Training.