GESTIONE DEI COLLEGAMENTI AD ALTRE CARTELLE DI LAVORO

Capita molto spesso di trovare in un foglio di lavoro Excel che ci siano collegamenti ad altre cartelle di lavoro. Il verbo “capita” non è casuale e fa riferimento non alla creazione consapevole di collegamenti esterni da parte dell’utente ma a quei collegamenti che si possono trovare in cartelle di lavoro ereditate da colleghi di lavoro che magari non lavorano più nella stessa realtà aziendale. Comprendere come individuare e gestire i collegamenti ad altre cartelle di lavoro Excel può essere un’operazione molto importante.

Immaginiamo di aprire per la prima volta una cartella di lavoro che contiene un collegamento ad una cartella di lavoro Excel esterna ed immaginiamo che quest’ultima non sia andata persa, come capita, invece, parecchie volte. È altamente probabile che appaia un messaggio come quello dell’immagine sotto.

Per un’impostazione di sicurezza, l’aggiornamento automatico del collegamento è disabilitato. Ciò significa che il collegamento è temporaneamente interrotto e nella cella viene mostrato il valore della cella origine che era presente al momento in cui il collegamento era attivo. Se si è sicuri dell’origine dati allora si può cliccare su ABILITA CONTENUTO. Il contenuto viene aggiornato e da ora in poi il collegamento viene ritenuto sicuro. Infatti, quando si apre di nuovo la cartella di lavoro il collegamento viene aggiornato in automatico, senza alcun avvertimento per l’utente.

Prima di procedere all’individuazione e alla gestione dei collegamenti, è necessario comprendere come si inserisce un collegamento ad un’altra cartella di lavoro Excel

INSERIRE UN COLLEGAMENTO ESTERNO

Per creare un collegamento esterno, entrambe le cartelle di lavoro devono essere aperte. In una cella del foglio di lavoro del file di destinazione si digita = oppure + poi ci si sposta nel foglio di lavoro della cartella di origine e si seleziona la cella cui collegarsi e poi si preme INVIO. Il collegamento appare con il nome della cartella di lavoro di origine tra parentesi quadre, il nome del foglio di lavoro di origine seguito dal punto esclamativo e le coordinate della cella selezionata, bloccate con riferimento assoluto.

Un esempio possibile è  ='[Importi riscossi.xlsx]RIEPILOGO’!$J$2. La presenza di un singolo apostrofo o apice è dovuto al fatto che il nome della cartella di lavoro (importi riscossi) contiene uno spazio vuoto. Appena si chiude la cartella di lavoro di origine appare il percorso completo, nel nostro esempio è: =’C:\Users\rober\Desktop\[Importi riscossi.xlsx]RIEPILOGO’!$J$2.

INDIVIDUARE E GESTIRE UN COLLEGAMENTO ESTERNO

Il modo per individuare, in un foglio di lavoro, le celle che contengono collegamenti esterni è quello di utilizzare il comando TROVA. La sintassi precisa deve far capire che il testo contiene una parentesi quadra aperta ed una chiusa ed un punto esclamativo. In realtà è sufficiente anche cercare solo una parentesi quadra (aperta o chiusa) ed il punto esclamativo. Siccome i due elementi non sono vicini tra di loro, bisogna separarli con il carattere jolly *. Quindi utilizzando il comando TROVA, si digita la stringa [*!

Poi si clicca su TROVA TUTTI ed Excel elencate le celle che contengono valori facenti riferimento a cartelle di lavoro esterne. Nell’immagine sotto esiste solo un collegamento esterno.

Veniamo, infine, alla casistica più rilevante: la gestione di un collegamento, che è utile soprattutto quando un collegamento è stato interrotto o perché la cartella di lavoro di origine non esiste più o perché è stata spostata o perché è stata rinominata. Nell’immagine sottostante vediamo cosa accade quando si apre una cartella di lavoro collegata ad una cartella di lavoro esterna che è stata spostata.

Il messaggio appare come una barra collocata subito sotto alla Barra multifunzione. Potrebbe capitare che in alcune versioni antecedenti di Excel appaia un riquadro diverso ma l’essenza è la stessa: Excel non trova la cartella di lavoro di origine per cui non è possibile ottenere i dati eventualmente aggiornati. Nella cella appare comunque il valore che era presente per ultimo nella cartella di lavoro di origine prima che si perdesse il collegamento mentre nella Barra della formula appare ancora il percorso in cui Excel cerca l’origine del collegamento.

La gestione del collegamento può essere effettuata in due modi:

• Dal pulsante GESTISCI I COLLEGAMENTI ALLA CARTELLA DI LAVORO che appare appena si apre la cartella di lavoro con il collegamento perduto.
• In qualsiasi momento dalla scheda FILE – INFORMAZIONI – MODIFICA COLLEGAMENTI A FILE

Le opzioni che si presentano per la gestione dei collegamenti, sono le seguenti:

• Aprire cartella di lavoro. Funziona naturalmente soltanto se il collegamento è ancora attivo.
• Copia collegamento. Serve solo per copiare il collegamento (il percorso della cartella di lavoro di origine) ed incollarlo da qualche altra parte.
• Modifica origine. Permette di recuperare il collegamento. In tale caso bisogna conoscere la posizione in cui è stata spostata la cartella di lavoro di origine e/o il nome che è stato eventualmente modificato. ATTENZIONE: se si mette nella stessa posizione di quella originaria una cartella di lavoro con lo stesso nome ed un foglio di lavoro con lo stesso nome, il collegamento viene ripristinato con questa nuova cartella di lavoro
• Interrompere il collegamento. In tal caso si interrompe definitivamente il collegamento. La scelta può essere fatta consapevolmente anche per interrompere un collegamento che pure si attivo, per sganciarsi dalla cartella di lavoro di origine. L’operazione equivale ad una sorta di Copia- Incolla valori. Di sicuro va fatta per interrompere il collegamento con una cartella di lavoro perduta, per evitare che ogni volta che si apre il file, appaia il messaggio che abbiamo visto in precedenza.

Gli stessi comandi sono disponibili anche nella finestra di dialogo delle versioni precedenti e sono APRI ORIGINE per aprire la cartella di lavoro di origine, CAMBIA ORIGINE per ricreare il collegamento con il file recuperato ed INTERROMPI COLLEGAMENTO per interrompere il collegamento.

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IMPORTARE DATI IN EXCEL DA PDF

Quanti di voi hanno avuto necessità di trasferire una tabella presente in un documento Pdf all’interno di un foglio di lavoro Excel ? Non parliamo di una scansione, ovviamente, ma di una tabella contenuta in un PDF che possa essere lavorata con gli strumenti di Excel: ordinare, filtrare, fare una somma… Un tempo per fare queste operazioni bisognava scaricare qualche applicativo di conversione da Pdf ad Excel oppure trovare lo stesso servizio in qualche sito web senza necessità di scaricare un programma. Adesso è possibile, purché si abbia Excel 365 o 2021 (l’operazione di trasformazione può essere effettuata anche in Microsoft Power BI).

L’occasione ci permette di entrare nel meraviglioso mondo di PowerQuery, che consente di creare una connessione ad origini dati esterne e di trasformare i dati per ottimizzarli in base alle proprie esigenze.

Per svolgere tale operazione usiamo all’inizio un file che contiene una sola pagina ed una sola tabella. La struttura prevede 4 colonne: il codice di un corso, la sua denominazione, l’anno del corso ed il voto di riferimento. A titolo di esempio riportiamo le prime 3 righe più la riga di intestazione.

L’operazione di importazione in questo esempio è semplice e potrebbe richiedere meno di una pagina di newsletter. Si apre o si crea la cartella di lavoro Excel in cui va effettuata l’importazione e si agisce dalla scheda DATI gruppo RECUPERA E TRASFORMA DATI poi RECUPERA DATI – DA FILE-  DA PDF. Nella finestra IMPORTA DATI si sceglie ovviamente il documento Pdf dalla cartella in cui si trova e poi si clicca su IMPORTA. Appare la finestra dello STRUMENTO DI NAVIGAZIONE che mostra un elenco delle pagine e delle tabelle. In questo caso l’operazione è semplice perché nel documento Pdf c’è una sola pagina ed una sola tabella. Tale tabella va selezionata per visualizzarne un’anteprima.

Sebbene non si veda nell’immagine, in basso ci sono alcuni pulsanti. In questa circostanza premiamo direttamente il pulsante CARICA, partendo dal presupposto che la tabella Pdf vada bene nello stato in cui si trova, senza che sia necessario alcun intervento di pulizia o di ottimizzazione.

Tutto qui. L’operazione è finita. La tabella del foglio Pdf è stata importata ed è perfettamente agibile come una qualsiasi tabella Excel. Attenzione! Non abbiamo usato a caso il termine TABELLA perché l’importazione avviene in un elenco formattato come una tabella Excel.

Nel nostro esempio è stata importata l’unica tabella presente nell’unico foglio ma potrebbero esserci documenti Pdf con più tabelle in pagine differenti. Se si tratta di tabella diverse si possono estrarre allo stesso modo ma se si tratta della stessa tabella suddivisa, per ragioni di spazio, su pagine diverse allora la cosa è lievemente più complessa. Ed è proprio il nostro caso!

Nel documento originario la tabella è unica e si snoda attraverso varie pagine. Il problema non risiede tanto nell’importare e poi accorpare le tabelle in una sola ma la gestione delle intestazioni (etichette) che, di norma, non si ripetono sulle tabelle nelle singole pagine. Perlomeno, è questo il nostro caso, dove la prima riga della tabella nella seconda pagina si presente nel modo seguente:

Il processo di importazione dei dati è identico a quanto visto nei passi precedenti, fino a quando si entra nello Strumento di navigazione. In questo caso occorre spuntare l’opzione “Seleziona più elementi” e selezionare le varie tabella da importare. Le tabelle del nostro esempio sono 9: selezionare Table001, premere e tenere premuto il tasto SHIFT (MAIUSC) e poi selezionare Table009. In tal caso non premiamo su CARICA ma su TRASFORMA DATI per entrare nell’ambiente di PowerQuery.

Le varie tabelle appaiono a sinistra nel riquadro come singole query. Nella parte centrale appare l’anteprima della tabella selezionata. In questa sede svolgiamo solo le operazioni essenziali all’accodamento di tutte le tabelle in una sola.

Le tabelle dalla 2 alla 9 non hanno intestazione e ciò causerebbe un accodamento errato. Pertanto, la prima operazione da fare è abbassare le intestazioni di livello della tabella 1. In tal modo la riga delle intestazioni diventa vuota e le vengono assegnate le stesse intestazioni delle tabelle dalla 2 alla 9 (Column1, Column2 ecc.). Per fare questo, si seleziona la query Table001 nel riquadro delle query poi nella scheda HOME gruppo TRASFORMA si clicca sulla piccola freccia accanto ad USA LA PRIMA RIGA COME INTESTAZIONE e si cambia l’opzione in USA INTESTAZIONI COME PRIMA RIGA.

La seconda operazione da fare è l’accodamento di tutte le tabelle. Può essere fatto creando una tabella nuova o, come faremo in questo esempio, accodare tutte le tabelle alla prima.

Attenzione: noi parliamo di tabella ma in realtà il termine giusto è query. Ogni tabella importata dalle differenti pagine è stata importata come query a sé stante. Dobbiamo verificare che la Table001 si selezionata e poi premiamo la piccola freccia che si trova accanto al pulsante ACCODA QUERY nella scheda HOME gruppo COMBINA e poi selezionare ACCODA QUERY .

Si apre la finestra ACCODA dove va spuntata la casella Tre o più tabelle. Nell’elenco tabelle disponibili si seleziona la Table002, si tiene premuto il tasto SHIFT (MAIUSC) e poi si seleziona la Table009. Una volta selezionate le varie tabella si clicca su AGGIUNGI per aggiungere le tabelle nella sezione Tabelle da accodare alla Table001 e poi su OK.

Le ultime cose da fare sono:

• Scheda HOME gruppo TRASFORMA clic su USA LA PRIMA RIGA COME per ripristinare le intestazioni corrette.
• Sempre nella scheda HOME cliccare su CHIUDI E CARICA e poi CHIUDI E CARICA IN per veder caricate dentro al foglio di lavoro Excel.
• Siccome non interessa caricare tutte le tabelle ma solo la Table001che ormai è la tabella unica frutto degli accodamenti, conviene inizialmente selezionare SOLO CONNESSIONE nella finestra IMPORTA DATI.

• A questo punto appare a destra del foglio di lavoro il riquadro con le query e connessioni. Fare tasto Destro sulla query Table001 poi CARICA e caricare in una tabella o una tabella pivot nel foglio di lavoro esistente o in un nuovo foglio di lavoro. Appare la tabella unica con tutte le tabelle accodate!

Al termine del lavoro è inutile tenere tutte le query, in considerazione del fatto che non è necessario mantenere una connessione con il documento Pdf. Selezionare tutte le query del riquadro QUERY E CONNESSIONI, fare clic con il tasto destro del mouse e poi ELIMINA. I dati accodati verranno mantenuti. Niente male, vero?

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CONSIDERARE PESI E SCOSTAMENTI NEL CALCOLO DELLA MEDIA

Excel contempla varie funzioni per calcolare la media. A fianco della funzione MEDIA presente nel pulsante SOMMA AUTOMATICA , ci sono le funzioni MEDIANA, MODA e poi le funzioni per la deviazione standard ed anche le funzioni per il calcolo condizionale della media (MEDIA.SE e MEDIA.PIÙ.SE). Magari parleremo di alcune di queste funzioni in una prossima newsletter. Quello che ci preme evidenziare sono due aspetti della media puramente aritmetica rappresentata dalla funzione MEDIA, nello specifico:

• Non tiene conto di eventuali pesi dati ai singoli valori risultato.
• Non tiene conto degli scostamenti o, per meglio dire, delle oscillazioni che possono esserci tra i vari valori che concorrono alla media.

CALCOLARE LA MEDIA PONDERATA

Non esiste in Excel una funzione per calcolare la media ponderata (o pesata). Ma prima di iniziare, cosa si intende per media ponderata ed in cosa differisce dalla media aritmetica? Nella media ponderata viene assegnato ad ogni valore un coefficiente che si chiama “peso”. Questo rappresenta il maggiore o minore rilievo dato ad un valore, il che incide sul calcolo finale. Dal punto di vista matematico la media ponderata è data dal prodotto (moltiplicazione) tra la somma dei valori e la somma dei pesi diviso la somma dei pesi.

La media ponderata si può applicare anche a calcoli strettamente aziendali (ad esempio su prezzi, quantità vendute ecc.) ma il campo di applicazione più tradizionale e “didascalico” è quello relativo ad un ambiente didattico come i voti presi a determinati esami ed il peso di ogni esame. Come esempio prendiamo il prospetto seguente che mostra una serie di esami universitari sostenuti con i rispettivi voti ed i pesi, rappresentati dai singoli crediti formativi.

Per fare questo calcolo in Excel bisogna innanzitutto usare la funzione MATR.SOMMA.PRODOTTO che moltiplica la somma di tutti i valori di due o più matrici. Nel nostro caso la prima matrice è quella con i voti (B2:B16) mentre la seconda è quella con i crediti formativi (C2:C16). Il risultato di questa somma tra i vari prodotti deve essere diviso per la somma dei vari crediti formativi dell’intervallo celle C2:C16. Vediamo nell’immagine sotto l’esito della MEDIA e del calcolo della media ponderata.

• Nella cella G1 c’è la classica funzione della media applicata all’intervallo che comprende i voti presi: =MEDIA(B2:B16). Il risultato è 25,07
• Nella cella G2 la funzione presente è quella cui si è fatto cenno sopra: =MATR.SOMMA.PRODOTTO(B2:B16;C2:C16)/SOMMA(C2:C16). Analizzando nel dettaglio, MATR.SOMMA.PRODOTTO dà come risultato 3231 mentre la somma dei pesi dà come risultato 130. Dividendo 3231 per 130 si ottiene 24,85.

Come si può notare la media è più bassa (differenza di -0,21) perché evidentemente alcuni voti buoni sono stati presi in esami con credito formativo basso ed alcuni voti meno buoni in esami con credito formativo alto.

TENERE CONTO DEGLI SCOSTAMENTI TRA VALORI NEL CALCOLO DELLA MEDIA

Per quanto concerne gli scostamenti tra i valori, la funzione MEDIA non li tiene in considerazione. Facciamo un esempio. La media dei valori 1001 ed 1 è 501. Allo stesso modo, la media dei valori 500 e 502 è 501, ma nel primo caso i valori hanno una scala diversa tra di loro mentre nel secondo sono più uniformi. In questo caso non serve fare ricorso a funzioni terze ma esiste una funzione appropriata in Excel che si chiama DEV.ST.C. Prendiamo il caso della figura sottostante

Come si può notare, la media presente nelle celle J10 e K10 è perfettamente uguale: 25,875. Ma i valori nell’intervallo celle J2:J9 sono più altalenanti, passando da 18 a 30 mentre nell’intervallo celle K2:K9 sono più vicini tra di loro, passando da 25 a 27.

La funzione che è presente nella cella J11 e poi estesa a destra è =DEV.ST.C(J2:J9). Il risultato è 5,11 mentre per le celle della colonna K è 0,99. Più il valore è alto più l’oscillazione tra i valori che determinano la media è ampia.

In sostanza, la funzione ci dice che l’esito finale della media è lo stesso ma che nel primo caso ci si è arrivati attraverso un percorso fatto di alti e bassi, mentre nel secondo caso ci si è arrivati con un percorso più lineare. Lo scarto minore tra i valori rende la media più affidabile e fornisce una rappresentazione dei dati maggiormente attendibile.

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Bisogna inserire in una o magari più celle di Excel dati valutari, ad esempio uno stipendio, un prezzo di vendita, l’importo di una fattura. Perché perdere tempo a digitare il simbolo dell’euro, il separatore delle migliaia, i due zeri decimali dopo la virgola? È sufficiente selezionare la cella o le celle che contengono i valori a cui è necessario applicare il simbolo di valuta, fare clic con il pulsante destro del mouse, fare clic su “formato celle”

E scegliere tra formato valuta e formato contabilità. Quale dobbiamo usare?

Quali sono le differenze tra i due?

La prima differenza è puramente visiva e si nota appena si applicano i due formati.

• Nel formato VALUTA il simbolo valutario è visualizzato accanto al primo numero della cifra.
• Nel formato CONTABILITÀ il simbolo valutario è allineato a sinistra della cella, il valore a destra.

La seconda è che il formato VALUTA consente di formattare in automatico i valori negativi con colore rosso ed i positivi in nero, il formato CONTABILITÀ non prevede questa opzione.

Quindi, se il valore negativo è il risultato di una formula (ad esempio la differenza tra entrate ed uscite) diventa più facile individuarlo, soprattutto in fogli di lavoro con tanti record.

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Ci sono molti i casi in cui nella colonne che possono contenere solo valori numerici ci sia un pochino di tutto: testi, spazi vuoti… La fantasia degli utenti è, spesso, illimitata. Per fortuna non sempre le conseguenze di una errata digitazione ha un impatto gravoso sui risultati della proprie elaborazioni, ma per la pulizia del database e della reportistica che si vuole produrre, sarebbe opportuno che una colonna numerica contenga … numeri.

La soluzione c’è e si chiama … convalida dati. Tuttavia nessuna delle opzioni di convalida sembrerebbe soddisfare questa esigenza. In realtà bisogna fare ricorso alla convalida di tipo personalizzato, che permette di digitare solo i dati che rispettano il risultato di una formula. Ed in questo caso la funzione da usare non è molto nota ma invero abbastanza utile.

Nella libreria delle funzioni, nascoste tra le cosiddette “Altre funzioni” ci sono le funzioni della categoria INFORMATIVE. Sono funzioni che restituiscono semplicemente come risultato VERO o FALSO. Nel caso della funzione VAL.NUMERO, viene controllato se una cella contiene un numero (Vero) o non contiene un numero (Falso).

Qualsiasi utente può comprendere facilmente che, usata da sola, questa funzione non è molto performante. Ma ecco che acquista senso se la si inserisce all’interno della convalida dati. Come prima cosa bisogna impartire il comando CONVALIDA DATI dalla scheda DATI. Nella finestra di dialogo della Convalida, scegliere PERSONALIZZATO nella sezione Consenti. Si attiva la sezione formula, all’interno della quale va inserita la funzione.

Nell’esempio sotto raffigurato, la funzione che si applica a tutte le celle precedentemente selezionate della colonna controlla che, a partire dalla cella D2, sia inserito un valore numerico. Nel caso, ad esempio, di valore testuale la funzione restituirebbe falso per cui il valore non supererebbe la regola di convalida. Per rinforzare la regola, nella linguetta MESSAGGIO DI ERRORE è stato digitato un messaggio che avverte l’utente che abbia per errore inserito un valore non numerico della necessità di svolgere questa operazione.

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Molti utenti comprendono bene l’utilizzo e la funzionalità della funzione SOMMA ed arrivano anche a conoscere e magari ad applicare le funzioni MEDIA, MIN e MAX. In questo sono anche agevolati dal fatto che tali funzioni sono disponibili nel pulsante SOMMA AUTOMATICA  che possono reperire nella Barra multifunzione sia sulla scheda HOME che sulla scheda FORMULE.

Le difficoltà cominciano quando si tratta di capire l’utilizzo delle funzioni di conteggio che oltretutto sono 3 e non tutte disponibili nel pulsante SOMMA AUTOMATICA (che rappresenta una bella facilitazione ma, ahimè, non contiene la soluzione a tutti i problemi). Forse un esempio può risultare utile.

L’elenco mostra un elenco di fattura da pagare (numero fattura, importo da pagare, importo pagato). Alcune domande:

1. Quante sono complessivamente le fatture?
2. Quante fatture sono state saldate?
3. Quante fatture non sono state saldate?

Le risposte sono nelle 3 funzioni di conteggio:

• La funzione NUMERI conta solo le celle che contengono numeri. Può essere applicata solo nella colonna B per rispondere alla domanda 1.
• La funzione VALORI conta tutte le celle piene, qualsiasi valore contengano. Può essere applicata nelle colonne A oppure B per rispondere alla prima domanda e nella colonna C per rispondere alla seconda domanda.

La funzione CONTA.VUOTE conta solo le celle vuote e nell’esempio può essere applicata nella colonna C per rispondere alla terza domanda (assenza di importo = fattura non pagata).

Tutto ok, ma dove si trovano queste funzioni? Alla funzione CONTA.NUMERI già si è accennato: ancora una volta ci viene in soccorso il pulsante SOMMA AUTOMATICA.  Le altre due funzioni devono essere digitate a mano oppure reperite nella scheda FORMULE, categoria ALTRE FUNZIONI e poi STATISTICHE.

Un’ultima cosa. Anche se l’applicazione di queste funzioni è automatica, vale la pena di conoscere la sintassi che è molto semplice: indicare l’intervallo di celle in cui effettuare il conteggio (es. A2:A19).

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Per recuperare dati da un database è possibile usare il linguaggio di programmazione SQL (Structured Query Language – pronuncia: “esse-qu-elle”, “es-que-el”, “sequel”). Con esso si possono creare query più efficaci e correggere in modo più facile eventuali query che non restituiscono i risultati voluti.
Per ogni query eseguita dai programmi di database relazionale come Microsoft Access (che per costruire le interrogazioni utilizza una comoda interfaccia QBE – Query by example), viene usato un sistema interno per la traduzione automatica in SQL.

SQL può essere usato anche per creare e modificare la struttura degli oggetti di database, come per esempio le tabelle.

Per usare direttamene il linguaggio SQL nelle query di Access, è necessario creare un database e selezionare l’icona che permette di creare una query in visualizzazione struttura, chiudere la finestra di selezione delle tabelle o delle query che si aprirà e, dalla barra multifunzione, cliccare l’icona Visualizzazione SQL.

Ovviamente se precedentemente è stata già fatta una query, se ne può vedere il codice SQL aprendola e scegliendo dalla barra multifunzione la scheda Home e dal gruppo Visualizzazioni, l’icona  Visualizzazione SQL.

Clausole SQL

Un’istruzione SQL è composta da clausole, ognuna delle quali esegue una funzione dell’istruzione SQL stessa.

Clausole SQL principali: SELECT, FROM e WHERE

In generale, un’istruzione SQL si presenta nella forma seguente:

SELECT Campo1 FROM Tabella1 WHERE Criterio1;

SELECT e FROM sono obbligatorie, mentre WHERE è facoltativa

Ad esempio SELECT Email FROM Contatti WHERE Città=”Roma”;

seleziona i dati del campo Email della tabella Contatti, i cui record del campo Città sono denominati Roma.

Clausola SELECT

SELECT Email

È costituita dall’operatore SELECT seguito dall’identificatore Email.

Se un identificatore contiene spazi (come Indirizzo E-mail) o caratteri speciali (come segni di punteggiatura), va tra parentesi quadre, altrimenti queste ultime sono facoltative.

Selezionare campi – per conoscere i numeri di telefono dei clienti memorizzati nel campo Telefono Clienti, la clausola SELECT sarà:

SELECT [Telefono Clienti]

Se nell’istruzione SQL sono presenti due o più campi con lo stesso nome, nella clausola SELECT bisogna aggiungere al nome di ognuno, il nome dell’origine dati corrispondente. Il nome dell’origine dati deve essere lo stesso usato nella clausola FROM.

Selezionare tutti i campi – per includere tutti i campi di un’origine dati, è possibile elencarli uno ad uno nella clausola SELECT o usare la wildcard *.

Se si usa l’asterisco e sono presenti più origini dati, bisogna indicare il nome dell’origine dati con l’asterisco. Ad esempio per selezionare tutti i campi della tabella Ordini ma solo il campo Email della tabella Contatti. La clausola SELECT sarà:

SELECT Ordini.*, Contatti.[Email]

Selezionare valori distinti – per visualizzare solo dati distinti e non i ridondanti, bisogna usare la parola chiave DISTINCT nella clausola SELECT. Ad esempio se per qualche motivo per alcuni clienti è usato lo stesso numero di telefono e si vuole che tale numero sia restituito una sola volta, la clausola SELECT sarà:

SELECT DISTINCT [Telefono Clienti]

Usare nomi sostitutivi per campi o espressioni con la parola chiave AS – per i campi presenti in visualizzazione Foglio dati è possibile modificare l’etichetta visualizzata usando la parola chiave AS e un alias di campo (cioè un nome) nella clausola SELECT. Ad esempio per selezionare i dati del campo Telefono Clienti, la clausola SELECT sarà:

SELECT [Telefono Clienti] AS [Tel]

Selezionare tramite un’espressione – ad esempio per ottenere l’Anno di nascita dei clienti in base ai dati presenti nel campo Nato il, la clausola SELECT sarà:

SELECT DatePart(“yyyy”,[Nato il]) AS [Anno di nascita]

L’espressione è composta dalla funzione DatePart e da due argomenti, la costante “yyyy” e l’identificatore Anno di nascita.

Clausola FROM

FROM Contatti

È costituita dall’operatore FROM seguito dall’identificatore Contatti.

Clausola WHERE

WHERE Città=”Roma”

È costituita dall’operatore WHERE seguito dall’espressione Città=”Roma”.

Clausola ORDER BY per ordinare i risultati

Usando una clausola ORDER BY si può specificare come ordinare i risultati quando viene eseguita una query.

Se si usa tale clausola, questa deve essere l’ultima dell’istruzione SQL.

Ad esempio per ordinare i risultati in base al valore del campo Email in ordine decrescente, la clausola ORDER BY sarà:

ORDER BY Email DESC

Si usa la parola chiave DESC perché per default Access ordina i valori in ordine crescente.

Clausole GROUP BY e HAVING per usare dati riepilogati

Supponendo che l’esempio precedente sia leggermente più complesso tipo:

SELECT Email,[Gruppo societario] FROM Contatti WHERE Città=”Roma”;

e si desidera che la query mostri il totale delle Email elencate per ogni gruppo societario, la clausola SELECT sarà:

SELECT COUNT(Email), [Gruppo societario]

Le funzioni di aggregazione che è possibile usare dipendono dal tipo di dati presente nel campo o nell’espressione che si intende utilizzare.

Con le funzioni di aggregazione, in genere è necessario usare anche una clausola GROUP BY. Quest’ultima elenca tutti i campi a cui una funzione di aggregazione non viene applicata, ma se si applicano funzioni di aggregazione a tutti i campi di una query, non è necessario crearla.

La clausola GROUP BY segue immediatamente la clausola WHERE o la clausola FROM, se la clausola WHERE non è presente.

Se, riprendendo l’esempio precedente, nella clausola SELECT viene applicata una funzione di aggregazione al campo Email ma non al campo [Gruppo societario], la clausola GROUP BY sarà:

GROUP BY [Gruppo societario]

Se si desidera usare criteri per limitare i risultati ma il campo a cui si vogliono applicare i criteri è usato in una funzione di aggregazione, non è possibile usare una clausola WHERE, ma va usata una clausola HAVING, che funziona in modo analogo alla clausola WHERE.

Si supponga ad esempio di usare la funzione COUNT, che calcola un valore medio, con il primo campo della clausola SELECT:

SELECT COUNT(Email),[Gruppo societario]

Per far sì che la query restituisca righe solo se al Gruppo societario sono associati più Email, la clausola HAVING sarà:

HAVING COUNT(Email)>1

Operatore UNION per combinare i risultati di una query

Per rivedere contemporaneamente tutti i dati restituiti da più query di selezione analoghe, si usa l’operatore UNION che permette di combinare due istruzioni SELECT in una sola. Le istruzioni SELECT combinate devono avere lo stesso numero di campi di output, nello stesso ordine e con tipi di dati uguali o compatibili.

Quando si usa l’operatore UNION è possibile, attraverso la parola chiave ALL, specificare se i risultati della query devono includere eventuali righe duplicate.

Ecco la sintassi per una query di unione che combina due istruzioni SELECT:

SELECT Campo1 FROM Tabella1 UNION [ALL] SELECT Campoa FROM Tabellaa;

Si supponga di avere una tabella Prodotti e un’altra Servizi contenenti entrambe: nome del prodotto o del servizio; prezzo; disponibilità di una garanzia o un’assicurazione; eventuale offerta del prodotto o del servizio. Anche se la tabella Prodotti ha record relativi a una garanzia, mentre Servizi relativi a un’assicurazione, entrambi i dati specificano se un particolare prodotto o servizio viene fornito con un plus.

La seguente query di unione combina i quattro campi delle due tabelle:

SELECT nome, prezzo, garanzia, offerta FROM Prodotti
UNION ALL
SELECT nome, prezzo, assicurazione, offerta FROM Servizi;

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Un’utile funzione per le date è quella che ne calcola la differenza tra due in anni, mesi e giorni; potrebbe ad esempio essere utilizzata nel calcolo dell’anzianità lavorativa o per sapere l’età di una persona. La funzione in questione è DATA.DIFF() ed è una funzione che non è elencata nella guida in linea dell’applicativo e neanche tra quelle di Excel.

La sintassi è la seguente:

=DATA.DIFF(DataIniziale;DataFinale;Intervallo)

DataIniziale e DataFinale sono rispettivamente il giorno iniziale e finale del periodo da calcolare. Possono essere date racchiuse tra doppi apici o riferimenti a celle contenenti una data.
Intervallo è una stringa contenente l’unità di misura necessaria per ottenere il risultato, può assumere i seguenti valori:

“d”       numero di giorni tra le due date, compresi gli estremi

“m”      numero di mesi interi tra le due date, se DataIniziale parte dopo il primo mese, tale mese non verrà incluso nel computo

“y”       numero di anni interi tra le due date, se ad esempio DataIniziale parte dopo il 1° gennaio, tale anno non verrà incluso nel computo

“yd”     numero di giorni tra le due date tralasciando gli anni

“md”    numero di giorni tra le due date tralasciando i mesi e gli anni

“ym”    numero di mesi tra le due date tralasciando i giorni e gli anni

Se DataIniziale è maggiore di DataFinale o se Intervallo non è indicato correttamente si ha l’errore #NUM.

Se una o entrambe le date hanno un formato data non riconosciuto si ha l’errore #VALORE.

Se ad esempio si volesse calcolare l’anzianità lavorativa di un impiegato assunto il 1° gennaio 2000 si dovrà usare la seguente formula che contiene anche la funzione OGGI() utile per restituire la data corrente e l’operatore di concatenazione &:

=DATA.DIFF(“01/01/2000″;OGGI();”y”) & ” anni, ” & DATA.DIFF(“01/01/2000″;OGGI();”ym”) & ” mesi, ” & DATA.DIFF(“01/01/2000″;OGGI();”md”) & ” giorni”

A seconda della data corrente si avrà qualcosa del tipo:

16 anni, 11 mesi, 23 giorni

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L'articolo La funzione nascosta DATA.DIFF() di Excel proviene da ML Training.

Le tabelle pivot sono una tra le funzioni più potenti di Excel e servono per analizzare rapidamente una grande mole di dati allo scopo di riepilogarli sintetizzandoli, il tutto con pochi clic. Inoltre tali tabelle sono flessibili poiché è possibile modificarle velocemente, per di più possono originare grafici pivot filtrabili che, come i grafici normali, si aggiornano al cambiamento dei dati che l’hanno originati.

In poche parole mostrano tutta la loro utilità quando è necessario elaborare grandi quantità di valori decidendo quali campi (colonne) mettere in relazione per ottenere una funzione di riepilogo quali la somma, il conteggio, la media, il minimo, il massimo, il prodotto, il conta numeri, la deviazione standard, la deviazione standard della popolazione, la varianza, la varianza della popolazione.

Ad esempio in una tabella che mostra vari campi tra i quali Cognome, Fatturato, Prodotto, Zona, Data, si potrebbe decidere di mettere in relazione il Fatturato con il Cognome e la Zona o relazionare qualsiasi altro campo a proprio piacimento per ottenere risultati derivanti da una qualsiasi delle funzioni suddette o inventarsene delle proprie, ad esempio la Provvigione sulle vendite.

Con le pivot si possono inoltre elencare i valori univoci, creare report, filtrare, ordinare, trasporre, ecc., oltre a ciò le righe aggiunte a una tabella vengono incluse in modo automatico nella tabella pivot aggiornando i dati e le nuove colonne vengono incluse nell’Elenco campi tabella pivot.

Creare la tabella pivot

Prima di poter costruire una tabella pivot è necessario organizzare i dati in modo che non ci siano righe o colonne (campi) vuote. È anche importante che i campi presentino lo stesso tipo di dati, va evitato ad esempio che si combinino date e testo.

Copiate la seguente tabella (sarebbe però opportuno creare più righe di dati) con i campi Prodotto, Anno, Mese, Fatturato, Venditore, Zona di un’ipotetica società che vende materiale informatico.

Ora per creare la tabella pivot è necessario seguire questi passi:

1. Posizionarsi su una cella all’interno della tabella (o selezionare quelle sulle quali costruire la pivot comprese le intestazioni)
2. Dalla barra multifunzione cliccare la scheda Inserisci e poi l’icona Tabella pivot
3. Nella finestra Crea tabella pivot che si apre specificare i dati da analizzare e dove collocarli (va bene la scelta proposta di default ovvero Nuovo foglio di lavoro)
4. Si crea automaticamente un nuovo foglio di lavoro (che si potrebbe nominare TabellaPivot) prima del foglio corrente (in questo esempio chiamato TabellaDati) e a destra e sinistra appaiono dei riquadri. In quello di destra (Elenco campi tabella pivot) bisogna trascinare nelle 4 aree sottostanti (non è necessario riempirle tutte e quattro ed è anche possibile portare più campi nella stessa area) i campi presenti nella parte superiore del riquadro (o cliccare le rispettive caselle di controllo per farsi aiutare dall’applicativo stesso). Ad esempio facendo la seguente impostazione (o trascinando direttamente i campi dell’Elenco campi tabella pivot nelle aree sottostanti)
   
   si ottiene la seguente tabella pivot
   

A questo punto con pochissimo sforzo sarà possibile crearne di più complesse.

Si potrà ad esempio:

• applicare qualsiasi formattazione alla tabella pivot attraverso la scheda Progettazione (che insieme ad Opzioni compare quando si clicca dentro la tabella pivot).
• modificare le formule di riepilogo (che di default è Somma) facendo clic destro su una cella della colonna da modificare e scegliendo Riepiloga valori per (Modificando il metodo di calcolo si modifica anche il nome della funzione di riepilogo, ad esempio “Media di Fatturato”. È possibile cambiare questo nome dalla scheda Opzioni attraverso la casella di testo Campo attivo, ma è preferibile rinominare i campi a lavoro terminato per esempio attraverso Trova e sostituisci).
• aggiornare la tabella pivot dalla scheda Opzioni attraverso l’icona Aggiorna se cambiano i dati nella tabella dati (quella per così dire non pivot) o Aggiorna tutto per modificare tutte le tabelle pivot correlate.
• creare un grafico pivot cliccando dalla scheda Opzioni l’icona Grafico pivot.
• visualizzare i dati in percentuale sul totale complessivo invece di usare un calcolo per riepilogare i dati; per farlo bisogna cliccare dalla scheda Opzioni l’icona Impostazioni campo valore e da Mostra valori come scegliere % del totale complessivo.

Le tabelle pivot, come detto ad inizio articolo, permettono di eseguire 11 funzioni di riepilogo, ma se avessi necessità di fare altri calcoli oltre quelli offerti di default? Niente paura!
È possibile inserire formule e funzioni personalizzate.
Per farlo occorre andare dal gruppo Calcoli sull’icona Campi, elementi e set, cliccare Campo calcolato… per aprire la finestra Inserisci campi calcolati, dare un nome al calcolo da effettuare e scriverne la formula relativa, infine cliccare prima Aggiungi e poi OK.

Per non mostrare un campo calcolato bisogna semplicemente togliere il segno di spunta nel riquadro di destra Elenco campi tabella pivot.

Per eliminare definitivamente un campo calcolato è necessario riaprire dal gruppo Calcoli l’icona Campi, elementi e set, cliccare Campo calcolato… per mostrare la finestra Inserisci campi calcolati,  aprire l’elenco a discesa Nome, selezionare il campo calcolato da eliminare e fare clic sul pulsante Elimina e poi su OK.

Nell’esempio seguente viene calcolata una Provvigione del 3% sul Fatturato.

Se invece si volessero raggruppare dei campi in modo temporale, ad esempio si desiderasse raggruppare i dati in Mesi, bisogna portare il relativo campo in Etichette di riga o in Etichette di colonna della tabella pivot, fare clic con il  destro del mouse su una qualsiasi data e scegliere Raggruppa…
Nelle caselle A partire da e Fino a immettere ad esempio le informazioni seguenti:

È possibile fare clic su altri periodi di tempo in base ai quali raggruppare. Ad esempio, è possibile raggruppare per Trimestri e Mesi.
Per rimuovere il raggruppamento, fare clic con il destro del mouse su una qualsiasi data raggruppata e scegliere Separa…

Creare il grafico pivot

I grafici pivot organizzano in maniera grafica i dati delle tabelle pivot mostrando le serie di dati, le categorie e gli assi allo stesso modo dei grafici standard, ma offrendo filtri interattivi direttamente sul grafico, ciò consente di analizzare più velocemente i sottoinsiemi dei dati.

È possibile creare un grafico pivot senza necessariamente creare precedentemente una tabella pivot.

Per formattare la tabella pivot si procede allo stesso modo che nei grafici normali ovvero aprendo le schede in alto a destra della barra multifunzione: Progettazione, Layout, Formato e Analizza; da quest’ultima è anche possibile da Pulsanti campo nascondere i filtri presenti sul campo in caso si voglia stampare il grafico.

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Per finalità statistiche quando il valore più alto e più basso sono disomogenei rispetto al resto del collettivo e potrebbero influenzare troppo il valore finale che scaturisce dalla media aritmetica, può risultare utile calcolare tale valore escludendo dal calcolo proprio il MAX e il MIN della distribuzione.

Nell’articolo Mediare con Excel abbiamo già parlato dei vari tipi di media, qui vengono proposte due tecniche per raffinare la media aritmetica privandola appunto del valore massimo e minimo del collettivo.

Sappiamo che la media non è altro che la somma dei valori divisa per il loro conteggio (cioè per la funzione CONTA.NUMERI di cui abbiamo ampiamente parlato nell’articolo Contare con Excel).

Se ad esempio nel foglio di lavoro si ha un intervallo di valori in B3:B10, per escludere i due valori suddetti dovremmo adottare la seguente espressione:

=(SOMMA(B3:B10)-MIN(B3:B10)-MAX(B3:B10))/(CONTA.NUMERI(B3:B10)-2)

Ovvero dopo aver sommato tutti i valori con SOMMA(B3:B10), si detraggono il valore minimo con MIN(B3:B10) e massimo con MAX(B3:B10). Il risultato ottenuto è diviso per quanti sono i valori dell’intervallo con CONTA.NUMERI(B3:B10) diminuito di 2 per non considerare i due valori eliminati dalla somma.

In realtà si sarebbe anche potuta usare la funzione MEDIA.TRONCATA che esegue la media della parte interna di un insieme di dati ovvero escludendo una percentuale di valori dalla coda superiore ed inferiore dei dati e la cui sintassi è:
MEDIA.TRONCATA(Matrice;Percento) dove i due argomenti sono entrambi obbligatori

Matrice è la matrice o intervallo di valori da troncare e di cui calcolare la media; mentre Percento è il numero frazionario di coordinate da escludere dal calcolo.

Nel nostro esempio il percento da escludere è dato dal numero di valori da escludere, ovvero 2, diviso per il conteggio dei numeri presenti nell’intervallo, ovvero CONTA.NUMERI(B3:B10)

=MEDIA.TRONCATA(B3:B10;2/CONTA.NUMERI(B3:B10))

Se invece volessimo escludere i due valori più piccoli abbiamo bisogno della funzione PICCOLO, che restituisce il k-esimo valore più piccolo di un set di dati e la cui sintassi è

PICCOLO(matrice;k) dove i due argomenti sono entrambi obbligatori

Matrice  è la matrice o intervallo di dati numerici di cui si desidera determinare il k-esimo valore più piccolo, mentre K è la posizione del valore da restituire, partendo dal più piccolo, nella matrice o nell’intervallo.

Si avrà quindi

=(SOMMA(B3:B10)-PICCOLO(B3:B10;1)-PICCOLO(B3:B10;2))/(CONTA.VALORI(B3:B10)-2)

In realtà si sarebbe anche potuta usare la funzione MEDIA in forma matriciale ovvero che presuppone non l’Invio finale per la sua risoluzione, ma la combinazione di tasti Ctrl+Maiusc+Invio =MEDIA(SE(B3:B10>PICCOLO(B3:B10;2);B3:B10))

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