Autore: Roberto G.

Bisogna inserire in una o magari più celle di Excel dati valutari, ad esempio uno stipendio, un prezzo di vendita, l’importo di una fattura. Perché perdere tempo a digitare il simbolo dell’euro, il separatore delle migliaia, i due zeri decimali dopo la virgola? È sufficiente selezionare la cella o le celle che contengono i valori a cui è necessario applicare il simbolo di valuta, fare clic con il pulsante destro del mouse, fare clic su “formato celle

E scegliere tra formato valuta e formato contabilità. Quale dobbiamo usare?

Quali sono le differenze tra i due?

La prima differenza è puramente visiva e si nota appena si applicano i due formati.

  • Nel formato VALUTA il simbolo valutario è visualizzato accanto al primo numero della cifra.
  • Nel formato CONTABILITÀ il simbolo valutario è allineato a sinistra della cella, il valore a destra.  

 

 

 

La seconda è che il formato VALUTA consente di formattare in automatico i valori negativi con colore rosso ed i positivi in nero, il formato CONTABILITÀ non prevede questa opzione.

Quindi, se il valore negativo è il risultato di una formula (ad esempio la differenza tra entrate ed uscite) diventa più facile individuarlo, soprattutto in fogli di lavoro con tanti record.

 

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Posted: 18 Lug 17 By: Category: Blog Read 63 times

Autore: Roberto G.

Ci sono molti i casi in cui nella colonne che possono contenere solo valori numerici ci sia un pochino di tutto: testi, spazi vuoti… La fantasia degli utenti è, spesso, illimitata. Per fortuna non sempre le conseguenze di una errata digitazione ha un impatto gravoso sui risultati della proprie elaborazioni, ma per la pulizia del database e della reportistica che si vuole produrre, sarebbe opportuno che una colonna numerica contenga … numeri.

La soluzione c’è e si chiama … convalida dati. Tuttavia nessuna delle opzioni di convalida sembrerebbe soddisfare questa esigenza. In realtà bisogna fare ricorso alla convalida di tipo personalizzato, che permette di digitare solo i dati che rispettano il risultato di una formula. Ed in questo caso la funzione da usare non è molto nota ma invero abbastanza utile.

Nella libreria delle funzioni, nascoste tra le cosiddette “Altre funzioni” ci sono le funzioni della categoria INFORMATIVE. Sono funzioni che restituiscono semplicemente come risultato VERO o FALSO. Nel caso della funzione VAL.NUMERO, viene controllato se una cella contiene un numero (Vero) o non contiene un numero (Falso).

Qualsiasi utente può comprendere facilmente che, usata da sola, questa funzione non è molto performante. Ma ecco che acquista senso se la si inserisce all’interno della convalida dati. Come prima cosa bisogna impartire il comando CONVALIDA DATI dalla scheda DATI. Nella finestra di dialogo della Convalida, scegliere PERSONALIZZATO nella sezione Consenti. Si attiva la sezione formula, all’interno della quale va inserita la funzione.

Nell’esempio sotto raffigurato, la funzione che si applica a tutte le celle precedentemente selezionate della colonna controlla che, a partire dalla cella D2, sia inserito un valore numerico. Nel caso, ad esempio, di valore testuale la funzione restituirebbe falso per cui il valore non supererebbe la regola di convalida. Per rinforzare la regola, nella linguetta MESSAGGIO DI ERRORE è stato digitato un messaggio che avverte l’utente che abbia per errore inserito un valore non numerico della necessità di svolgere questa operazione.


 

Posted: 24 Giu 17 By: Category: Blog Read 135 times

Autore: Michela F.

Tutto ciò che è prezioso, o scarso, costa. Si pensi per esempio all'oro, al platino, ai diamanti.

Anche il Tempo è una risorsa scarsa e quindi costa. Costa gestirlo, prevederlo, programmarlo.

Se pensiamo che questi costi siano inevitabili, li somatizziamo in modo negativo. Corriamo il rischio di vivere in modo passivo. E, nella peggiore delle ipotesi facciamo pagare ad altri questa nostra difficoltà.

Se, invece, impariamo a conoscere i costi del tempo e a controllarli con metodo e disciplina allora possiamo diventare veri padroni del nostro tempo.

Saremo noi a gestire il tempo e non saranno gli eventi a gestirci.

Per diventare padroni del nostro tempo possiamo seguire tre strade:

  • La strada della buona educazione, ovvero l'eleganza nei confronti del tempo e degli altri (es. la puntualità)
  • La strada delle priorità, cioè la chiarezza del punto di partenza e del punto di arrivo
  • La stada dell'auto organizzazione, che è la capacità di prevedere, pianificare e programmare il tempo

Scegli quella che si adatta di più a te !

Posted: 21 Giu 17 By: Category: Blog Read 77 times

Autore: Roberto G.

Molti utenti comprendono bene l’utilizzo e la funzionalità della funzione SOMMA ed arrivano anche a conoscere e magari ad applicare le funzioni MEDIA, MIN e MAX. In questo sono anche agevolati dal fatto che tali funzioni sono disponibili nel pulsante SOMMA AUTOMATICA  che possono reperire nella Barra multifunzione sia sulla scheda HOME che sulla scheda FORMULE.

Le difficoltà cominciano quando si tratta di capire l’utilizzo delle funzioni di conteggio che oltretutto sono 3 e non tutte disponibili nel pulsante SOMMA AUTOMATICA (che rappresenta una bella facilitazione ma, ahimè, non contiene la soluzione a tutti i problemi). Forse un esempio può risultare utile.

 

 

L’elenco mostra un elenco di fattura da pagare (numero fattura, importo da pagare, importo pagato). Alcune domande:

  1. Quante sono complessivamente le fatture?
  2. Quante fatture sono state saldate?
  3. Quante fatture non sono state saldate?

Le risposte sono nelle 3 funzioni di conteggio:

  • La funzione NUMERI conta solo le celle che contengono numeri. Può essere applicata solo nella colonna B per rispondere alla domanda 1.
  • La funzione VALORI conta tutte le celle piene, qualsiasi valore contengano. Può essere applicata nelle colonne A oppure B per rispondere alla prima domanda e nella colonna C per rispondere alla seconda domanda.

La funzione CONTA.VUOTE conta solo le celle vuote e nell’esempio può essere applicata nella colonna C per rispondere alla terza domanda (assenza di importo = fattura non pagata).

 

 

Tutto ok, ma dove si trovano queste funzioni? Alla funzione CONTA.NUMERI già si è accennato: ancora una volta ci viene in soccorso il pulsante SOMMA AUTOMATICA.  Le altre due funzioni devono essere digitate a mano oppure reperite nella scheda FORMULE, categoria ALTRE FUNZIONI e poi STATISTICHE.

Un’ultima cosa. Anche se l’applicazione di queste funzioni è automatica, vale la pena di conoscere la sintassi che è molto semplice: indicare l’intervallo di celle in cui effettuare il conteggio (es. A2:A19).

Posted: 28 Mag 17 By: Category: Blog Read 123 times

Autore: Michela F.

"Un tale che passeggiava tra gli alberi incontrò un boscaiolo intento a segare un tronco con grande fatica. Curioso di scoprire come mai fare a pezzi una pianta caduta costasse tanto sudore, il tale si avvicinò, stette un po' a osservare e poi disse: "Potrò sbagliare ma mi sembra che la tua segna tagli poco. Che ne diresti di appuntirle i denti ? Il boscaiolo tra un respiro affannoso e l'altro rispose brusco: "Non ho tempo, devo segare".

Così narra un racconto Canadese.

Ognuno ritiene di far buon uso del proprio tempo semplicemente occupandolo.

Pochi si soffermano sul reale utilizzo che ne fanno

Il tempo è vita, non va sprecato.

Non va vissuto con uno stile ossessivo, né programmato istante per istante. Va utilizzato per quello che è: una risorsa preziosa.

E' necessario imparare a rispettare questa risorsa scarsa, che non si può né creare né distruggere, ma solo far fruttare nel migliore dei modi.

Quindi perché non fermarsi qualche minuto per decidere di diventare "dei buoni gestori del proprio tempo" invece di vivere in affanno, spesso in ritardo e con la sensazione che il tempo non sia mai abbastanza ?

 

 

Posted: 06 Gen 17 By: Category: Blog Read 291 times

Autore: Andrea P.

Per recuperare dati da un database è possibile usare il linguaggio di programmazione SQL (Structured Query Language - pronuncia: “esse-qu-elle”, “es-que-el”, “sequel”). Con esso si possono creare query più efficaci e correggere in modo più facile eventuali query che non restituiscono i risultati voluti.
Per ogni query eseguita dai programmi di database relazionale come Microsoft Access (che per costruire le interrogazioni utilizza una comoda interfaccia QBE – Query by example), viene usato un sistema interno per la traduzione automatica in SQL.

SQL può essere usato anche per creare e modificare la struttura degli oggetti di database, come per esempio le tabelle.

Per usare direttamene il linguaggio SQL nelle query di Access, è necessario creare un database e selezionare l’icona che permette di creare una query in visualizzazione struttura, chiudere la finestra di selezione delle tabelle o delle query che si aprirà e, dalla barra multifunzione, cliccare l’icona Visualizzazione SQL.

Ovviamente se precedentemente è stata già fatta una query, se ne può vedere il codice SQL aprendola e scegliendo dalla barra multifunzione la scheda Home e dal gruppo Visualizzazioni, l’icona  Visualizzazione SQL.

 

Clausole SQL

Un'istruzione SQL è composta da clausole, ognuna delle quali esegue una funzione dell'istruzione SQL stessa.

 

Clausole SQL principali: SELECT, FROM e WHERE

In generale, un'istruzione SQL si presenta nella forma seguente:

SELECT Campo1 FROM Tabella1 WHERE Criterio1;

SELECT e FROM sono obbligatorie, mentre WHERE è facoltativa

Ad esempio SELECT Email FROM Contatti WHERE Città=”Roma”;

seleziona i dati del campo Email della tabella Contatti, i cui record del campo Città sono denominati Roma.

 

Clausola SELECT

SELECT Email

È costituita dall’operatore SELECT seguito dall’identificatore Email.

Se un identificatore contiene spazi (come Indirizzo E-mail) o caratteri speciali (come segni di punteggiatura), va tra parentesi quadre, altrimenti queste ultime sono facoltative.

Selezionare campi - per conoscere i numeri di telefono dei clienti memorizzati nel campo Telefono Clienti, la clausola SELECT sarà:

SELECT [Telefono Clienti]

Se nell'istruzione SQL sono presenti due o più campi con lo stesso nome, nella clausola SELECT bisogna aggiungere al nome di ognuno, il nome dell'origine dati corrispondente. Il nome dell'origine dati deve essere lo stesso usato nella clausola FROM.

Selezionare tutti i campi - per includere tutti i campi di un'origine dati, è possibile elencarli uno ad uno nella clausola SELECT o usare la wildcard *.

Se si usa l'asterisco e sono presenti più origini dati, bisogna indicare il nome dell'origine dati con l'asterisco. Ad esempio per selezionare tutti i campi della tabella Ordini ma solo il campo Email della tabella Contatti. La clausola SELECT sarà:

SELECT Ordini.*, Contatti.[Email]

Selezionare valori distinti - per visualizzare solo dati distinti e non i ridondanti, bisogna usare la parola chiave DISTINCT nella clausola SELECT. Ad esempio se per qualche motivo per alcuni clienti è usato lo stesso numero di telefono e si vuole che tale numero sia restituito una sola volta, la clausola SELECT sarà:

SELECT DISTINCT [Telefono Clienti]

Usare nomi sostitutivi per campi o espressioni con la parola chiave AS - per i campi presenti in visualizzazione Foglio dati è possibile modificare l'etichetta visualizzata usando la parola chiave AS e un alias di campo (cioè un nome) nella clausola SELECT. Ad esempio per selezionare i dati del campo Telefono Clienti, la clausola SELECT sarà:

SELECT [Telefono Clienti] AS [Tel]

Selezionare tramite un'espressione - ad esempio per ottenere l'Anno di nascita dei clienti in base ai dati presenti nel campo Nato il, la clausola SELECT sarà:

SELECT DatePart("yyyy",[Nato il]) AS [Anno di nascita]

L’espressione è composta dalla funzione DatePart e da due argomenti, la costante "yyyy" e l’identificatore Anno di nascita.

 

Clausola FROM

FROM Contatti

È costituita dall’operatore FROM seguito dall’identificatore Contatti.

 

Clausola WHERE

WHERE Città="Roma"

È costituita dall’operatore WHERE seguito dall'espressione Città="Roma".

 

Clausola ORDER BY per ordinare i risultati

Usando una clausola ORDER BY si può specificare come ordinare i risultati quando viene eseguita una query.

Se si usa tale clausola, questa deve essere l'ultima dell'istruzione SQL.

Ad esempio per ordinare i risultati in base al valore del campo Email in ordine decrescente, la clausola ORDER BY sarà:

ORDER BY Email DESC

Si usa la parola chiave DESC perché per default Access ordina i valori in ordine crescente.

 

Clausole GROUP BY e HAVING per usare dati riepilogati

Supponendo che l’esempio precedente sia leggermente più complesso tipo:

SELECT Email,[Gruppo societario] FROM Contatti WHERE Città=”Roma”;

e si desidera che la query mostri il totale delle Email elencate per ogni gruppo societario, la clausola SELECT sarà:

SELECT COUNT(Email), [Gruppo societario]

Le funzioni di aggregazione che è possibile usare dipendono dal tipo di dati presente nel campo o nell'espressione che si intende utilizzare.

Con le funzioni di aggregazione, in genere è necessario usare anche una clausola GROUP BY. Quest’ultima elenca tutti i campi a cui una funzione di aggregazione non viene applicata, ma se si applicano funzioni di aggregazione a tutti i campi di una query, non è necessario crearla.

La clausola GROUP BY segue immediatamente la clausola WHERE o la clausola FROM, se la clausola WHERE non è presente.

Se, riprendendo l'esempio precedente, nella clausola SELECT viene applicata una funzione di aggregazione al campo Email ma non al campo [Gruppo societario], la clausola GROUP BY sarà:

GROUP BY [Gruppo societario]

 

Se si desidera usare criteri per limitare i risultati ma il campo a cui si vogliono applicare i criteri è usato in una funzione di aggregazione, non è possibile usare una clausola WHERE, ma va usata una clausola HAVING, che funziona in modo analogo alla clausola WHERE.

Si supponga ad esempio di usare la funzione COUNT, che calcola un valore medio, con il primo campo della clausola SELECT:

SELECT COUNT(Email),[Gruppo societario]

Per far sì che la query restituisca righe solo se al Gruppo societario sono associati più Email, la clausola HAVING sarà:

HAVING COUNT(Email)>1

 

Operatore UNION per combinare i risultati di una query

Per rivedere contemporaneamente tutti i dati restituiti da più query di selezione analoghe, si usa l'operatore UNION che permette di combinare due istruzioni SELECT in una sola. Le istruzioni SELECT combinate devono avere lo stesso numero di campi di output, nello stesso ordine e con tipi di dati uguali o compatibili.

Quando si usa l'operatore UNION è possibile, attraverso la parola chiave ALL, specificare se i risultati della query devono includere eventuali righe duplicate.

Ecco la sintassi per una query di unione che combina due istruzioni SELECT:

SELECT Campo1 FROM Tabella1 UNION [ALL] SELECT Campoa FROM Tabellaa;

Si supponga di avere una tabella Prodotti e un'altra Servizi contenenti entrambe: nome del prodotto o del servizio; prezzo; disponibilità di una garanzia o un’assicurazione; eventuale offerta del prodotto o del servizio. Anche se la tabella Prodotti ha record relativi a una garanzia, mentre Servizi relativi a un'assicurazione, entrambi i dati specificano se un particolare prodotto o servizio viene fornito con un plus.

La seguente query di unione combina i quattro campi delle due tabelle:

SELECT nome, prezzo, garanzia, offerta FROM Prodotti
UNION ALL
SELECT nome, prezzo, assicurazione, offerta FROM Servizi;

 

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Posted: 31 Dic 16 By: Category: Blog Read 608 times
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